Trách nhiệm và nhiệm vụ của đội ngũ tạp vụ – Cập nhật T11/2024

Giám đốc bộ phận tạp vụ

Giám đốc điều hành dọn dẹp báo cáo cho Tổng giám đốc hoặc Giám đốc cư trú hoặc Giám đốc bộ phận phòng. Người này chịu trách nhiệm tổng thể về độ sạch sẽ và bảo dưỡng thẩm mỹ của khách sạn. Các nhiệm vụ của người này là:

• Tổ chức, giám sát và điều phối công việc của nhân viên dọn dẹp hàng ngày.
• Đảm bảo xuất sắc về vệ sinh, an toàn, thoải mái và thẩm mỹ trong dịch vụ dọn dẹp cho khách của khách sạn.
• Lập lịch trình làm việc và giám sát tư cách và hành vi của nhân viên.
• Đảm bảo giao tiếp đúng cách trong bộ phận bằng cách tổ chức các cuộc họp thường xuyên với nhân viên.
• Tuyển dụng nhân viên mới và đào tạo họ cho các công việc dọn dẹp.
• Tư vấn và động viên nhân viên trong các nhiệm vụ khác nhau.
• Xây dựng và duy trì các quy trình hoạt động tiêu chuẩn cho việc làm sạch và phát triển các quy trình mới để tăng hiệu suất lao động và sử dụng sản phẩm.
• Tìm kiếm và thử nghiệm các kỹ thuật và sản phẩm mới trên thị trường.
• Duy trì việc kiểm kê định kỳ và kiểm tra nội thất, vải lanh, đồng phục, thiết bị trong khách sạn.
• Đánh giá hiệu suất lao động của nhân viên để thăng chức và chuyển công tác.
• Phê duyệt các yêu cầu cung cấp cho bộ phận dọn dẹp và duy trì quy trình kiểm soát lượng tồn kho tối thiểu và chi phí cho tất cả các vật liệu.
• Kiểm tra các báo cáo, hồ sơ, sổ sách được lưu trữ trong bộ phận.
• Cung cấp ngân sách cho ban quản lý và kiểm soát ngân sách.

Phó Giám Đốc Dịch Vụ Tạp Vụ

Phó Giám Đốc Dịch Vụ Dọn Dẹp chịu trách nhiệm báo cáo cho Giám Đốc Dịch Vụ Dọn Dẹp. Các nhiệm vụ của ông/bà bao gồm:

• Kiểm tra và đảm bảo tất cả các phòng khách, khu vực công cộng, khu vực hậu cần đều được dọn dẹp sạch sẽ và bảo dưỡng tốt.
  • Thí dụ: Đảm bảo các hành lang, lễ tân, và khu vực tiếp khách luôn trong tình trạng sạch sẽ và gọn gàng.
• Giám sát công việc được thực hiện bởi các nhà thầu – cung cấp dịch vụ tạp vụ, kiểm soát côn trùng, giặt là, lau dọn cửa sổ, v.v.
  • Thí dụ: Đánh giá chất lượng dịch vụ của các công ty giặt là và đảm bảo hợp đồng được thực hiện đúng cam kết.
• Lên lịch làm việc cho nhân viên và sắp xếp ca trực.
  • Thí dụ: Đảm bảo có đủ nhân lực trong những ngày cao điểm hoặc sự kiện lớn.
• Kiểm tra việc kiểm kê định kỳ và duy trì hồ sơ tồn kho cho vải vóc, đồng phục, trang thiết bị.
  • Thí dụ: Theo dõi và cập nhật tình hình sử dụng và tồn kho của khăn, ga trải giường và các trang thiết bị khác.
• Cung cấp thông tin cần thiết để hỗ trợ Giám Đốc Dịch Vụ Dọn Dẹp trong việc đánh giá nhân viên, kỷ luật, sa thải và thăng chức.
  • Thí dụ: Góp ý về hiệu suất công việc và thái độ làm việc của từng nhân viên.
• Phát triển và triển khai các chương trình đào tạo trong bộ phận sau khi tham vấn ý kiến từ Giám Đốc Dịch Vụ Dọn Dẹp.
  • Thí dụ: Tổ chức các buổi đào tạo về tiêu chuẩn vệ sinh hoặc sử dụng máy móc mới.
• Hỗ trợ Giám Đốc Dịch Vụ Dọn Dẹp trong việc dự đoán và lập ngân sách cho chi phí hoạt động và chi phí đầu tư cố định.
  • Thí dụ: Phân tích và đề xuất mua sắm trang thiết bị mới hoặc nâng cấp hệ thống hiện tại.
• Đảm nhiệm vai trò quản lý bộ phận dịch vụ dọn dẹp trong trường hợp Giám Đốc Dịch Vụ Dọn Dẹp vắng mặt.
  • Thí dụ: Đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và hiệu quả trong bất kỳ tình huống nào.

Trợ lý Quản lý Dọn dẹp/Quản lý Buồng

Trợ lý quản lý dọn dẹp phụ trách báo cáo cho quản lý dọn dẹp cấp cao. Tại các khách sạn lớn, nơi có một quản lý dọn dẹp phó, trợ lý quản lý dọn dẹp sẽ báo cáo cho quản lý dọn dẹp phó. Trong các khách sạn lớn, trách nhiệm của các tầng và khu vực công cộng được phân chia giữa các trợ lý quản lý dọn dẹp. Trong trường hợp vắng mặt của quản lý dọn dẹp phó, tất cả các nhiệm vụ và trách nhiệm nêu trên sẽ được giao cho trợ lý quản lý dọn dẹp. Các nhiệm vụ của ông/bà gồm:

• Chịu trách nhiệm về việc quản lý hiệu quả, ngăn nắp trong việc làm sạch, dịch vụ và sửa chữa các phòng khách.
• Chịu trách nhiệm về đồ dùng của khách sạn và kiểm tra sự di chuyển và phân phối của nó đến nhân viên dọn phòng.
• Lưu trữ một danh mục hàng tồn của tất cả các vật dụng dọn dẹp và kiểm tra nó một cách định kỳ.
• Cung cấp danh sách phòng sẵn sàng cho bộ phận tiếp tân để phân bổ cho khách.
• Tổ chức sắp xếp hoa.
• Tổ chức đào tạo cho nhân viên trong bộ phận.
• Cập nhật hồ sơ / tệp / sổ đăng ký, v.v.
• Biên soạn lịch làm việc cho các người giúp việc.
• Kiểm tra các phòng VIP và phòng OOO. “OOO” trong ngành khách sạn thường có nghĩa là “Out Of Order”, chỉ những phòng không sẵn sàng để sử dụng do sửa chữa hoặc vấn đề khác.

Giám sát viên tầng/Giám sát viên Dọn phòng

Giám sát viên tầng báo cáo cho trợ lý quản lý dọn dẹp. Họ chịu trách nhiệm cho tình trạng cuối cùng của các phòng khách trên các tầng được giao cho họ. Nhiệm vụ của họ bao gồm:

• Phát chìa khóa tầng cho nhân viên dọn phòng
• Giám sát việc dọn dẹp trên các tầng và khu vực được giao – bao gồm phòng khách, hành lang, cầu thang, phòng bếp nhỏ trên tầng
• Kiểm tra chất lượng dọn dẹp trong phòng và điều phối công việc trên các tầng
• Giám sát việc xử lý đồ dơi bẩn đưa về phòng giặt và yêu cầu đồ mới từ bộ phận dọn dẹp
• Báo cáo công việc bảo trì trên tầng
• Giám sát việc dọn dẹp định kỳ.
• Phối hợp với dịch vụ phòng để thu dọn khay đồ ăn.
• Duy trì số lượng hàng dự trữ cho tầng tương ứng.
• Hỗ trợ cung cấp các dịch vụ bổ sung cho khách như người trông trẻ, bình nước nóng, và các yêu cầu khác từ khách.
• Báo cáo mọi rủi ro về an toàn hoặc an ninh cho bộ phận bảo vệ.
• Kiểm tra hành lý thiếu sót của khách.
• Chuẩn bị báo cáo tình hình dọn dẹp.
• Thông báo cho bộ phận tiếp tân về phòng đã sẵn sàng.
• Đảm bảo dịch vụ được cung cấp cho VIP đạt tiêu chuẩn cao nhất.

Giám Sát Khu Vực Công Cộng

Giám sát khu vực công cộng báo cáo cho phó quản lý dịch vụ dọn phòng. Người này chịu trách nhiệm về việc làm sạch và kiểm tra các khu vực tiếp đón khách như lối vào, sảnh lớn, hành lang dành cho khách và cả những khu vực khác. Những nhiệm vụ của anh/chị ấy bao gồm:

• Đảm bảo rằng tất cả các khu vực công cộng và các khu vực chức năng khác được giữ sạch sẽ mọi lúc.
  • Điều này bao gồm việc đảm bảo rằng tất cả các vật dụng, trang trí, và tiện nghi đều được bảo quản và giữ gìn đúng cách, từng khu vực cụ thể như sảnh đợi, phòng chờ, đến những khu vực tiếp đón khách ngoài trời.
• Đảm bảo tất cả các công việc bảo trì được thực hiện đúng lịch và phối hợp chặt chẽ với bộ phận bảo dưỡng.
  • Cần phải liên tục kiểm tra và giám sát để đảm bảo rằng mọi hạng mục cần bảo trì, từ những hạng mục nhỏ như thay đèn bị cháy, đến việc sửa chữa những hỏng hóc lớn, đều được xử lý kịp thời và hiệu quả.
• Đảm bảo rằng tất cả các bố trí hoa được đặt ở những nơi thích hợp trong khu vực công cộng.
  • Bố trí hoa không chỉ giúp tạo nên vẻ đẹp tự nhiên cho không gian, mà còn phản ánh phong cách và đẳng cấp của toà nhà. Mỗi bố trí hoa cần được chăm sóc cẩn thận và đặt ở vị trí phù hợp để tối ưu hóa tác động thẩm mỹ và tạo cảm giác thoải mái cho khách hàng.
• Đảm bảo rằng các hội trường và phòng họp được chuẩn bị sẵn sàng cho các sự kiện và hội nghị.
  • Điều này đòi hỏi sự tổ chức và phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận khác nhau, từ bộ phận dọn dẹp, đến những người chịu trách nhiệm về âm thanh và ánh sáng. Mỗi chi tiết, từ việc bố trí bàn ghế, đến việc cung cấp thiết bị truyền thông, đều cần được chăm chút để đảm bảo mọi sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Giám sát viên Ban Đêm

Giám sát viên ban đêm báo cáo cho trợ lý quản lý phòng. Ông/ Bà giám sát tất cả nhân viên làm việc vào buổi tối, tham gia vào việc vệ sinh các khu vực công cộng và phòng khách tại khách sạn. Nhiệm vụ của ông/ bà bao gồm:

• Đảm bảo tất cả các khu vực công cộng được làm sạch kỹ lưỡng vào ban đêm, khi lưu lượng người đi lại ít hơn.
• Lập kế hoạch thứ tự công việc và hướng dẫn nhân viên theo đó.
• Đảm bảo việc nộp báo cáo của nhân viên dọn phòng và báo cáo tình trạng phòng.
• Cung cấp vật tư cho khách và đáp ứng các yêu cầu của khách vào buổi tối như cung cấp chai nước, giường phụ, khăn tắm, v.v.
• Báo cáo các vấn đề về an ninh và an toàn.

Giám Sát Phòng Đồ dùng/Giữ Đồ Dùng

Giám sát phòng đồ dùng báo cáo cho trợ lý người giữ nhà. Nhiệm vụ của anh/chị ấy gồm:

• Chịu trách nhiệm cho toàn bộ đồ dùng của khách sạn.
  • Điều này bao gồm việc quản lý, theo dõi, và đảm bảo chất lượng của mọi sản phẩm vải dùng trong khách sạn, từ ga trải giường, khăn tắm, đến các sản phẩm vải khác sử dụng trong các dịch vụ.
• Gửi đồ dùng bẩn đến xưởng giặt sau khi kiểm tra.
  • Đảm bảo rằng tất cả các sản phẩm vải bẩn được kiểm tra cẩn thận trước khi gửi đi giặt, tránh mất mát hoặc hỏng hóc.
• Kiểm tra đồ dùng đã giặt sạch trước khi gửi đi ủi.
  • Quá trình này đảm bảo rằng mọi sản phẩm vải đều đạt tiêu chuẩn chất lượng trước khi chúng được xử lý tiếp theo.
• Cung cấp đồ dùng cho các phòng ban khác nhau.
  • Đảm bảo việc phân phối đồ dùng một cách nhanh chóng và hiệu quả, đáp ứng nhu cầu của từng phòng ban.
• Duy trì sổ ghi chép về việc di chuyển đồ dùng và kiểm tra đồ dùng thường xuyên.
  • Quản lý và theo dõi việc sử dụng đồ dùng, phát hiện và ngăn chặn việc mất mát hoặc lãng phí.
• Giám sát việc ủi và giặt của đồ dùng trong khách sạn.
  • Đảm bảo rằng mọi sản phẩm vải đều được giặt và ủi theo tiêu chuẩn đúng và cao nhất.
• Giám sát công việc của nhân viên phòng đồ dùng và thợ may.
  • Hướng dẫn và giám sát những người trong đội ngũ của mình, đảm bảo công việc được thực hiện đúng và hiệu quả.
• Đưa ra gợi ý liên quan đến việc thay thế và cung cấp yêu cầu về đồ dùng cho người quản lý nhà hàng cấp cao.
  • Giao tiếp và cung cấp đánh giá chính xác về nhu cầu và tình trạng hiện tại của đồ dùng trong khách sạn, đảm bảo rằng mọi nhu cầu đều được đáp ứng kịp thời.

Quản Lý Phòng Đồng Phục

Quản lý phòng đồng phục phụ trách dưới sự chỉ đạo của trợ lý quản lý buồng phòng. Người này chịu trách nhiệm về việc bảo dưỡng đồng phục của nhân viên khách sạn. Các nhiệm vụ chính của họ bao gồm:

• Chịu trách nhiệm cung cấp đồng phục sạch sẽ, còn có thể sử dụng cho nhân viên.
  • Đảm bảo đồng phục luôn trong tình trạng tốt và sẵn sàng phục vụ cho nhu cầu công việc hàng ngày của nhân viên.
  • Tiến hành kiểm tra định kỳ để đảm bảo đồng phục không bị hỏng hoặc mất màu.
• Duy trì việc kiểm soát hàng tồn kho của các đồng phục ở các giai đoạn sử dụng khác nhau.
  • Theo dõi và cập nhật liên tục số lượng đồng phục hiện có trong kho, số lượng đồng phục đang được sử dụng và số lượng cần thay thế hoặc sửa chữa.
  • Sắp xếp và phân loại đồng phục dựa trên các tiêu chí như loại hình công việc, kích thước và mức độ sử dụng.
• Xây dựng ngân sách cho việc mua sắm đồng phục và các vật liệu cần thiết cho đồng phục.
  • Phân tích và đánh giá nhu cầu thực tế cho việc mua sắm đồng phục mới dựa trên lượng người sử dụng và mức độ hao mòn của đồng phục hiện tại.
  • Tìm kiếm và lựa chọn những nhà cung cấp uy tín, đảm bảo chất lượng đồng phục và giá cả hợp lý.
  • Theo dõi và kiểm tra chất lượng vật liệu đồng phục để đảm bảo tuổi thọ và độ bền của chúng trong quá trình sử dụng.

Ngoài ra, Quản lý phòng đồng phục cũng cần phải có kỹ năng giao tiếp tốt để tương tác hiệu quả với các nhân viên và nhà cung cấp, cũng như khả năng quản lý thời gian và tổ chức công việc một cách hiệu quả.

Nhân viên phòng đồ vải

Nhân viên phòng đồ vải chịu trách nhiệm báo cáo cho giám sát viên phòng đồ vải. Nhiệm vụ của họ gồm:

• Xếp xô, gối, khăn tắm, khăn bàn, khăn ăn vào các chồng riêng biệt.
• Phát đồ vải sạch dựa trên nguyên tắc trao đổi đồ vải sạch lấy đồ vải bẩn.
• Đặt đồ vải bẩn vào các thùng chứa và gửi chúng đến phòng giặt.
• Kiểm tra và đếm từng món đồ vải khi gửi đến phòng giặt và lại khi nhận về.
• Gửi các sản phẩm bị rách đến nơi may vá để sửa chữa.
• Duy trì hồ sơ chính xác về số lượng đồ bỏ đi và xác định tỷ lệ phần trăm của đồ bỏ đi.

Nhân viên Phòng Đồng Phục

Một nhân viên phòng đồng phục chịu trách nhiệm trước người quản lý phòng đồng phục. Nhiệm vụ của họ bao gồm:

• Phát đồng phục sạch và thu nhận đồng phục đã sử dụng: Đảm bảo rằng mỗi lần phát đồng phục sạch cho nhân viên, nhân viên cần phải trả lại bộ đồng phục đã sử dụng. Quá trình này giúp kiểm soát và quản lý số lượng đồng phục hiện có.
• Gửi đồng phục đã sử dụng để giặt: Đồng phục sau khi đã được sử dụng cần được gửi đi giặt để đảm bảo sẵn sàng cho lần sử dụng tiếp theo. Quy trình giặt cần tuân thủ các tiêu chuẩn vệ sinh và chất lượng đặc trưng của ngành dịch vụ vệ sinh thương mại.
• Gửi đồng phục rách đến thợ may để vá: Bất kỳ đồng phục nào bị rách hoặc hỏng cần được gửi ngay đến thợ may chuyên nghiệp. Việc này không chỉ giúp kéo dài tuổi thọ của trang phục mà còn đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp cho toàn bộ nhân viên.
• Theo dõi số lượng đồng phục: Một hệ thống theo dõi cần được áp dụng để biết chính xác số lượng đồng phục đang có, đã được phát ra và đang ở trạng thái giặt ủi.
• Xếp đồng phục sau khi giặt xong theo loại: Sau khi đã được giặt sạch, đồng phục cần được xếp gọn lẽ và phân loại theo từng loại (ví dụ: áo sơ mi, quần, áo khoác) để dễ dàng phát lại cho nhân viên.
• Đếm và ghi chép số lượng vải vóc: Ngoài việc theo dõi đồng phục, nhân viên cũng cần phải đếm và ghi lại số lượng và trạng thái của các loại vải vóc khác như khăn, ga giường, nếu có.

Người giữ kho

Người giữ kho báo cáo cho giám sát viên cấp cao của sàn hoặc phòng đồ dùng. Nhiệm vụ của anh/chị ấy là:

• Kiểm soát lượng trang thiết bị trong kho: Điều này không chỉ đơn thuần là theo dõi số lượng, mà còn đảm bảo rằng tất cả trang thiết bị đều được bảo quản đúng cách, sạch sẽ, và sẵn sàng cho việc sử dụng.
• Phát trang thiết bị và vật liệu làm sạch theo yêu cầu: Trước khi phát bất kỳ trang thiết bị hay vật liệu nào, người giữ kho cần phải đảm bảo rằng mọi yêu cầu đều hợp lệ và trang thiết bị được kiểm tra đúng cách.
• Chuẩn bị yêu cầu cho vật liệu cần thiết: Điều này bao gồm việc làm danh sách các vật liệu cần thiết, kiểm tra số lượng tồn kho, và xác định nhu cầu thực sự.
• Phối hợp với bộ phận mua sắm để mua vật liệu được phê duyệt: Mối liên hệ chặt chẽ với bộ phận mua sắm giúp đảm bảo rằng tất cả vật liệu làm sạch và trang thiết bị đều được cung cấp kịp thời và đúng chất lượng. Điều này cũng giúp trong việc đảm bảo nguồn cung ổn định và giá cả hợp lý.