Tạp vụ sẽ phòng chống tiêu hao dụng cụ vệ sinh bằng cách nào?

Trong vận hành dịch vụ vệ sinh toà nhà định kỳ (tạp vụ) tại các văn phòng, trường học, khách sạn hay bệnh viện, một trong những vấn đề âm thầm nhưng gây hậu quả lớn là tiêu hao dụng cụ và vật tư vệ sinh vượt mức cho phép – dẫn đến thiếu hụt, lãng phí ngân sách, giảm hiệu suất công việc, và tiềm ẩn rủi ro về chất lượng vệ sinh.

Vậy câu hỏi đặt ra là: Làm thế nào để đội ngũ tạp vụ có thể phòng ngừa việc dụng cụ, vật tư vệ sinh bị tiêu hao quá mức hoặc cạn kiệt đột ngột? Câu trả lời nằm ở việc tư duy theo hướng xử lý tận gốc vấn đề và thiết lập quy trình quản lý chuẩn hóa thay vì chỉ xử lý tình huống khi sự cố xảy ra.

Vì sao dụng cụ, vật tư vệ sinh lại bị tiêu hao bất thường?

Để giải quyết tận gốc việc tiêu hao vật tư, chúng ta cần trả lời câu hỏi “Vì sao vấn đề này lại xảy ra?”. Thống kê tại nhiều đơn vị cho thấy, có 5 nguyên nhân chủ yếu:

1. Không có hệ thống theo dõi tồn kho rõ ràng: Tạp vụ hoặc quản lý không biết chính xác còn bao nhiêu vật tư tiêu hao như nước lau sàn, bao tay, giấy vệ sinh… đến khi dùng hết mới phát hiện, dẫn đến bị động.
2. Dự đoán sai mức tiêu thụ: Nếu không có dữ liệu theo dõi mức sử dụng theo tuần/tháng, thì sẽ khó tránh được tình trạng đặt thiếu – đặc biệt khi có sự kiện lớn, dịch bệnh bùng phát hoặc mùa cao điểm.
3. Không có quy trình đặt hàng định kỳ: Nếu việc đặt mua vật tư tiêu hao phụ thuộc vào cảm tính hoặc thói quen của từng người thì việc quên, trễ hoặc đặt sai là điều dễ hiểu.
4. Thiếu giao tiếp và phân công rõ ràng: Nhiều nơi, ca sáng tưởng ca tối đã kiểm tra, ngược lại – cuối cùng không ai làm cả.
5. Tạp vụ không được hướng dẫn về quy trình tồn kho: Nhiều nhân viên không biết khi nào cần báo thiếu, hoặc dùng sai cách khiến vật tư bị lãng phí (ví dụ: pha hóa chất quá đậm đặc, dùng quá nhiều giấy vệ sinh, khăn lau).
6. Mất mát hoặc thất thoát: Dụng cụ bị thất lạc do lưu trữ không tập trung hoặc bị lấy trộm.
7. Nhu cầu đột biến: Các sự kiện bất ngờ (dịch bệnh, lễ hội) làm tăng mức sử dụng ngoài dự kiến
8. Sử dụng dụng cụ kém chất lượng: Việc sử dụng các dụng cụ vệ sinh giá rẻ, chất lượng thấp có thể tiết kiệm chi phí ban đầu nhưng lại nhanh hỏng, phải thay thế thường xuyên, gây tốn kém về lâu dài.

Tất cả những điều này không chỉ gây lãng phí chi phí, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ và trải nghiệm của khách hàng, nhân viên, học sinh, bệnh nhân… tùy vào loại hình cơ sở.

Cách xử lý tận gốc các vấn đề trên

Thông thường, khi phát hiện hết nước lau sàn hoặc khăn lau, chúng ta sẽ vội vàng mua bù. Nhưng nếu chỉ dừng ở đó, thì sự cố sẽ tiếp tục lặp lại.

Thay vào đó, cần đặt câu hỏi: “Vì sao sự cố này lại xảy ra?” và lặp lại 5 lần (kỹ thuật “5 Whys”) để truy ra vấn đề gốc. Ví dụ:

• Tại sao hết nước lau sàn? → Vì chưa kịp đặt hàng.
• Tại sao chưa đặt hàng? → Vì không ai kiểm tra tồn kho.
• Tại sao không kiểm tra? → Vì không có lịch kiểm tra cụ thể.
• Tại sao không có lịch? → Vì chưa có quy trình chuẩn.
• Tại sao chưa có quy trình? → Vì chưa ai chịu trách nhiệm chính.

Kết luận: Cần thiết lập quy trình kiểm tra định kỳ và phân công rõ người phụ trách.

Đây chính là bản chất của tư duy xử lý tận gốc vấn đề – không chạy theo sự cố, mà chủ động phòng ngừa sự cố xảy ra.

Quy trình chuẩn để kiểm soát tiêu hao vật tư vệ sinh

Để tránh rơi vào thế bị động, bạn nên thiết lập một quy trình quản lý vật tư chuẩn, gồm 5 bước:

1. Thống kê và sắp xếp vật tư

• Kiểm kê toàn bộ kho – từ tủ dụng cụ, xe đẩy, phòng chứa.
• Lập bảng danh sách: tên sản phẩm, đơn vị tính, số lượng hiện có, hạn dùng (nếu có).
• Lưu trữ trên file Excel hoặc phần mềm quản lý kho.

2. Thiết lập mức tồn kho tối thiểu (par level)

• Với mỗi vật tư, xác định mức tồn tối thiểu cần có.
• Ví dụ: 5 cuộn giấy vệ sinh/mỗi toilet, 3 chai nước lau sàn/mỗi tầng.
• Khi tồn kho xuống tới mức này → phải đặt hàng ngay.

3. Chuẩn hóa sản phẩm sử dụng

• Loại bỏ các sản phẩm trùng chức năng hoặc nhiều nhãn hiệu.
• Tối ưu: dùng 1-2 loại lau kính, 1 loại nước lau sàn cho toàn bộ khu vực → dễ kiểm soát, dễ đặt hàng, tiết kiệm chi phí.

4. Lập lịch kiểm tra định kỳ

• Ví dụ: kiểm tra tồn kho mỗi thứ 6 hàng tuần.
• Có checklist cụ thể theo từng khu vực.
• Phân công nhân viên hoặc tổ trưởng tạp vụ chịu trách nhiệm.

5. Áp dụng hệ thống kiểm soát đơn giản (Kanban 2 thùng)

• Dùng 2 hộp đựng vật tư (một đang dùng, một dự phòng).
• Khi hết hộp 1 → kích hoạt hộp 2 → đồng thời đặt hàng bổ sung.

5. Tập Trung Hóa Kho Dự Trữ Vật Tư Dụng Cụ Tiêu Hao

• Cách thực hiện: Lưu trữ số lượng lớn dụng cụ vệ sinh tại một kho trung tâm, phân phối định kỳ đến các địa điểm làm việc (văn phòng, trường học, bệnh viện, nhà xưởng).
• Lợi ích: Giảm thất thoát, dễ theo dõi và kiểm soát lượng tồn kho.
• Ví dụ: Một bệnh viện lưu trữ hóa chất vệ sinh trong kho chính, chỉ cấp phát theo nhu cầu thực tế tại các khu vực.

Chủ động đặt hàng – Không chờ “hết mới mua”

Một trong những sai lầm phổ biến là đợi đến khi hết mới đặt hàng. Để phòng ngừa:

• Đặt hàng khi còn 25%-30% số lượng, không để chạm đáy mới hành động.
• Tận dụng phần mềm hoặc app quản lý vật tư để gửi cảnh báo tự động.
• Lập kế hoạch mùa vụ và thời điểm cao điểm: ví dụ, đầu năm học, dịp lễ tết, mùa mưa – cần dự trữ thêm giấy vệ sinh, nước rửa tay, khăn lau sàn…
• Thỏa thuận định kỳ với nhà cung cấp: đặt gói định kỳ hàng tuần/tháng để luôn có hàng sẵn.

Sắp xếp kho khoa học – dễ thấy, dễ kiểm soát

Một kho chứa vật tư lộn xộn sẽ khiến bạn:

• Không biết còn bao nhiêu hàng.
• Đặt trùng, mua thừa hoặc không biết sản phẩm nào gần hết hạn.

Giải pháp:

• Gắn nhãn rõ ràng từng khu vực và từng loại sản phẩm.
• Phân chia theo nhóm chức năng: lau sàn, lau kính, vật tư phòng vệ sinh, đồ bảo hộ…
• FIFO (Nhập trước – xuất trước): dùng hàng cũ trước để tránh hết hạn.
• Giới hạn người ra vào kho nếu cần – đảm bảo kiểm soát tốt hơn.

Đào tạo và trao quyền cho đội ngũ tạp vụ

Tạp vụ không chỉ là người sử dụng vật tư – họ chính là “người gác cửa” giúp ngăn tiêu hao vượt mức. Vì vậy:

• Đào tạo kỹ năng theo dõi vật tư, sử dụng tiết kiệm, báo cáo nhanh khi sắp hết.
• Lồng ghép kiểm soát vật tư vào KPI: tổ nào không để xảy ra tình trạng thiếu vật tư → được khen thưởng.
• Tạo kênh phản hồi: ví dụ, khăn lau mới dễ rách hơn? Găng tay khó dùng? → có thể điều chỉnh loại sản phẩm hoặc cách sử dụng.

Ứng dụng công nghệ – Quản lý kho thông minh hơn

Nếu ngân sách cho phép, bạn có thể:

• Dùng phần mềm quản lý vật tư: theo dõi tồn kho, cảnh báo khi gần hết, tự động tạo đơn đặt hàng.
• Gắn mã QR hoặc barcode lên kệ: tạp vụ quét mỗi khi lấy hàng → hệ thống tự cập nhật tồn kho.
• Dùng app trên điện thoại để check checklist, chụp ảnh tồn kho, cập nhật nhanh chóng.
• Phân tích số liệu tồn kho hàng tháng để điều chỉnh mức đặt hàng, phát hiện lãng phí.

Cách Ước Lượng Nhu Cầu Vật Tư Dụng Cụ Chính Xác

Để tránh tiêu hao hoặc tồn kho dư thừa, việc ước lượng đúng nhu cầu là yếu tố then chốt:

• Đối với giấy vệ sinh, khăn lau: Theo dõi mức tiêu thụ trung bình hàng ngày trên mỗi người hoặc khu vực, điều chỉnh theo mùa hoặc sự kiện.
• Đối với hóa chất: Tham khảo hướng dẫn nhà sản xuất (ví dụ: 4 lít hóa chất phủ 200-400 m2 sàn), kết hợp dữ liệu thực tế để tính lượng cần dùng.
• Ví dụ thực tế: Một văn phòng 500 m2 cần khoảng 6 lít hóa chất lau sàn mỗi tháng, tùy thuộc tần suất vệ sinh.

Áp dụng các nguyên tắc 5S trong quản lý dụng cụ vệ sinh

Phương pháp 5S (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng) có thể giúp tổ chức và quản lý dụng cụ vệ sinh một cách khoa học:

• Sàng lọc: Loại bỏ những dụng cụ không cần thiết hoặc hỏng hóc.
• Sắp xếp: Bố trí dụng cụ một cách logic, dễ lấy và dễ trả lại.
• Sạch sẽ: Giữ kho bãi và dụng cụ luôn sạch sẽ, gọn gàng.
• Săn sóc: Bảo trì dụng cụ thường xuyên để kéo dài tuổi thọ sử dụng.
• Sẵn sàng: Duy trì và cải tiến liên tục các quy trình quản lý.

Tối ưu hóa quy trình mua sắm

Việc mua sắm dụng cụ vệ sinh cần được thực hiện một cách chiến lược:

• Tập trung vào chất lượng thay vì giá rẻ để giảm tần suất thay thế.
• Thiết lập quan hệ đối tác với nhà cung cấp uy tín để đảm bảo nguồn cung ổn định.
• Cân nhắc sử dụng các sản phẩm tẩy rửa cô đặc để giảm chi phí vận chuyển và lưu trữ.

Khuyến khích tinh thần trách nhiệm của nhân viên

Xây dựng văn hóa tiết kiệm và trách nhiệm trong đội ngũ nhân viên:

• Tổ chức các cuộc thi đề xuất ý tưởng tiết kiệm dụng cụ vệ sinh.
• Khen thưởng những nhân viên có ý thức bảo quản và sử dụng hiệu quả dụng cụ.
• Tạo cơ chế để nhân viên có thể dễ dàng báo cáo về tình trạng hư hỏng hoặc mất mát dụng cụ.

Phòng chống tiêu hao không khó – nếu có quy trình

Phòng chống tiêu hao vật tư vệ sinh không phải là việc “giám sát gắt gao”, mà là một hệ thống gồm:

• Dữ liệu – kiểm soát – quy trình – trách nhiệm – công nghệ.

Nếu xây dựng đúng, bạn sẽ:

✅ Không còn lo thiếu nước lau sàn, giấy vệ sinh, khăn lau…
✅ Tiết kiệm chi phí mua hàng và thời gian xử lý sự cố
✅ Tăng hiệu suất làm việc của đội ngũ tạp vụ
✅ Tạo ra trải nghiệm sạch sẽ, chỉn chu, chuyên nghiệp cho khách hàng – nhân viên – học sinh – bệnh nhân

Checklist triển khai nhanh:

• Đánh giá cách quản lý dụng cụ hiện tại.
• Thiết lập kho trung tâm và phân phối hợp lý.
• Gắn nhãn, sắp xếp kho khoa học.
• Sử dụng phần mềm theo dõi tồn kho.
• Đặt mức tồn kho tối thiểu/tối đa.
• Đào tạo tạp vụ về sử dụng tiết kiệm.
• Kiểm tra định kỳ và điều chỉnh kế hoạch.

Đó là cách mà một đội ngũ tạp vụ chuyên nghiệp phòng ngừa tiêu hao – và mang lại giá trị thật cho hoạt động của mọi văn phòng, bệnh viện, trường học hay khách sạn.