Hầu hết các công ty ở Đà Nẵng đều có các chính sách, nội quy được xây dựng dành cho nhân viên của họ. Nhưng làm thế nào để các công ty quản lý các nhân sự không phải là nhân viên chính thức, ví dụ như nhân viên vệ sinh văn phòng, nhân viên tạp vụ, các công tác viên hoặc nhân viên bán thời gian.
Trên thực tế, với hơn 10 năm làm dịch vụ cung cấp tạp vụ văn phòng tại Đà Nẵng, SONGANHHYG nhận ra các văn phòng công ty đều có các quy ước bất thành văn dành cho các nhân viên vệ sinh văn phòng. Do đó, chúng tôi tổng kết lại các quy ước ngầm định dành choc ho các nhân viên tạp vụ khi làm việc với đối tác để bảo đảm mối quan hệ hợp tác làm việc được suôn sẽ.
Tại sao các quy ước lại quan trọng
Các văn phòng công ty thường có xu thế thuê ngoài các dịch vụ mà họ không muốn bận tâm hoặc tốn nhân lực cũng như chí phí nhiều cho nó. Để cho mọi việc diễn ra một cách trôi chảy, suôn sẽ, tránh xảy ra các vấn đề hiểu lầm dễ xảy ra xung đột, cần thiết lập các quy ước và giao thức làm việc nhằm làm rỏ những gì hai bên đối tác mong chờ từ nhau. Các công ty dịch vụ vệ sinh văn phòng cũng nên tuân theo các quy trình và những người thuê mướn dịch vụ tạp vụ văn phòng cũng nên có sự tương tác với nhân viên vệ sinh tạp vụ nhằm có sự thông hiểu lẫn nhau nhằm mang lại kết quả dich vụ hài lòng nhất.
Các quy ước nên có khi thuê một dịch vụ vệ sinh văn phòng
Truyền đạt những gì cần phải làm. Quan hệ cởi mở lẫn nhau giúp giảm bớt xích mích giữa công ty và nhân viên vệ sinh văn phòng. Là khách hàng, bạn phải hoàn thành các nhiệm vụ mà đối tác yêu cầu. Các nhân viên vệ sinh văn phòng chỉ nên tập trung ở các khu vực công cộng, các khu vực đông người qua lại như căng tin, phòng nước hay cả các khu vực ít khi được sử dụng như phòng họp. Các nhân viên tạp vụ có cần dọn dẹp vệ sinh cho cả bàn làm việc của nhân viên hay chỉ làm việc quét dọn ở hành lang, phòng ngoài…
Mặc dù danh sách các công việc tạp vụ văn phòng thường có sẵn, nhưng điều quan trọng là bạn phải cho nhân viên vệ sinh văn phòng được thuê biết các khu vực nào được ưu tiên. Chuẩn bị sẵn danh sách kiểm tra các hạng mục công việc tạp vụ văn phòng phải làm để họ biết chính xác những gì họ cần phải hoàn thành.
Thỏa thuận về thời gian làm việc: Nhân viên vệ sinh văn phòng có thể làm việc trong giờ hành chính, hoặc ngoài giờ, hoặc vài buổi một tuần. Nhưng bạn cần có lịch trình rỏ ràng dể không làm gián đoạn công việc của chính nhân viên của mình. Một số công việc vệ sinh văn phòng sẽ tạo ra nhiều tiếng ồn như lau sàn nhà, rửa ly chén, có thể được thực hiện trong giờ làm việc. Nhưng một số công việc khác như hút bụi thảm tạo ra nhiều tiếng ồn và cần phải thực hiện ngoài giờ làm việc hoặc vào cuối tuần. Một số công việc khác như phun thuốc diệt muỗi, khử trùng phòng dịch cần phải thực hiện vào ngày cuối tuần để tránh ảnh hưởng tới các nhân viên.
Tuân thủ các quy tắc an toàn: Vệ sinh làm sạch văn phòng có thể là một công việc không được ngăn nắp và gọn gàng. Ví dụ khi lau chùi sàn nhà sẽ rất ướt và dẽ trơn trượt, do vậy nhân viên vệ sinh cần phải đặt các biển cảnh báo nguy hiểm ở khu vực đang dọn dẹp làm sạch. Với các loại hóa chất tẩy rửa, một số hóa chất có tính axit mạnh hoặc bazo mạnh dể gây mất an toàn và ảnh hưởng đến sức khỏe của mọi người, do vậy cần phải có chính sách quy định các loại hóa chất được sử dụng trong vệ sinh văn phòng, ví dụ các loại hóa chất có nguồn gốc từ thiên nhiên, hoặc các loại hóa chất tẩy rửa có độ PH trung tính. Các loại nước khử mùi cũng cần phải được chiết xuất từ các loại cây hương liệu trong thiên nhiên như cây sả, cây bưởi, tinh dầu quế.
Hãy để nhân viên vệ sinh văn phòng thực hiện công việc của họ. Xây dựng mối quan hệ với nhân viên vệ sinh của bạn khiến họ cảm thấy được hòa đồng. Tuy nhiên, sự quen thuộc và gần gủi quá mức giữa nhân viên của bạn và nhà cung cấp tạp vụ văn phòng có thể tạo ra các xung đột không đáng có tại nơi làm việc. Hãy để nhân viên vệ sinh văn phòng yên tâm làm công việc dọn dẹp làm sạch văn phòng của họ. Điều này có nghĩa là hãy giữ trò chuyện ở mức tối thiểu, trừ khi thực sự cần thiết. Điều này cũng tương tự với nhân viên của bạn, nhân viên vệ sinh tạp vụ cần phải tập trung vào công việc dọn dẹp lau chùi văn phòng thay vì trò chuyện với những người xung quanh, làm gián đoạn công việc của họ.
Thể hiện lòng biết ơn đối với nhân viên vệ sinh văn phòng. Mặc dù các công ty cung cấp dịch vụ vệ sinh văn phòng đến đây để làm việc theo hợp đồng đã ký kết, nhưng việc bạn thể hiện bạn đánh giá cao công việc được hoàn thành tốt luôn là một khích lệ với các nhân viên tạp vụ. Một lời cảm ơn với họ cũng rất có ý nghĩa. Tuy nhiên, nếu vào dịp cuối năm, tiền thưởng Tết cũng rất được đánh giá cao và có thể giúp bạn có được dịch vụ tốt hơn trong tương lai. Tuy nhiên điều này không bắt buộc và nó phụ thuộc vào mức độ hài lòng của bạn cũng như nỗ lực của nhân viên vệ sinh trong thời gian vừa qua.
Trên đây là các quy ước mà các văn phòng công ty, các chủ doanh nghiệp nên làm theo để giúp cho mối quan hệ công việc trở nên suôn sẽ hơn, mọi người đều hài lòng và công việc ngày càng được tốt hơn.
