Mẫu thư mời chào giá dịch vụ vệ sinh văn phòng – Cập nhật T4/2024

Kính gửi: Nhà cung cấp dịch vụ vệ sinh văn phòng Đà Nẵng     

Hiện tại Công ty CP Viễn Thông di động chúng tôi đang có nhu cầu chào giá cạnh tranh đối với trường hợp “Dịch vụ vệ sinh cho văn phòng ở Đà Nẵng”, chi tiết công việc như nội dung bên dưới và theo file đính kèm:

Chào giá dịch vụ vệ sinh văn phòng

  1.      Thời hạn và hình thức nhận báo giá:                      

Đề nghị Nhà cung cấp gửi Báo giá vào trước 15h00 ngày 04/11/2021, hoặc nếu có bất kỳ thắc mắc, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi:

Lưu ý: Xin vui lòng gửi Báo giá bao gồm 2 định dạng Excel và PDF với dấu và chữ ký của Đại diện công ty qua email này.

 

  1. Địa điểm cung cấp dịch vụ:

            Nhà cung cấp sẽ cung cấp dịch vụ cho văn phòng tại các địa điểm sau:

–          Văn Phòng của Công ty , Chi nhánh Đà Nẵng.

Địa chỉ : , Phường Vĩnh Trung, Quận Thanh Khê, Đà Nẵng

–          Trung Tâm Chăm Sóc Khách Hàng .

Địa chỉ : Phường Thạc Gián, Quận Thanh Khê, TP Đà Nẵng.

  1. Thời gian cung cấp dịch vụ cụ thể như sau:

Ø   Đối với các địa điểm tại Văn phòng của Công ty , Chi nhánh Đà Nắng (“Văn phòng”)

–          Từ thứ Hai đến thứ Sáu hàng tuần, 8 giờ/ngày:

+Buổi sáng: từ 7h30 đến 11h

+Buổi chiều: từ 13h đến 17h30

Nghỉ thứ 7, chủ nhật và những ngày lễ tết được nghỉ theo Quy định của Luật Lao Động Việt Nam hiện hành

Ø      Đối với địa điểm tại Trung Tâm Chăm Sóc Khách Hàng (“Trung Tâm”)

– Từ thứ Hai đến thứ Bảy hàng tuần, 04 giờ/ngày:

+ Buổi Sáng: Từ 7h00 đến 9h00

+ Buổi Chiều: Từ 13h30 đến 15h30

–          Nghỉ chủ nhật và những ngày lễ tết được nghỉ theo Quy định của Luật Lao Động Việt  Nam hiện hành

  1.  Nội dung công việc

Nhà cung cấp đồng ý làm sạch bề ngoài các trang thiết bị và nguyên vật liệu, đồ đạc, chiều cao tối đa 4m tại các Địa điểm cung cấp dịch vụ. Công việc cụ thể được quy định tại Phụ lục 1: Nội dung công việc.

  1.   Nguồn nhân lực của Nhà cung cấp

Nguồn nhân lực hỗ trợ dịch vụ: Để đảm bảo việc cung cấp dịch vụ được tốt nhất, Nhà cung cấp sẽ cung cấp nguồn nhân lực hỗ trợ dịch vụ với chức năng như sau:

(1)   01 Giám sát kiêm nhiệm đại diện Nhà cung cấp chịu trách nhiệm cung cấp và giám sát việc cung cấp dịch vụ làm sạch cho văn phòng tại bộ phận, có trách nhiệm cấp vật tư cho công nhân làm trực tiếp, theo dõi chấm công, giải quyết các khiếu nại đột xuất hoặc các yêu cầu công việc phát sinh từ văn phòng và hoặc công nhân bộ phận, nhằm mục đích cung cấp cho văn phòng một dịch vụ làm sạch ổn định và hiệu quả cao.

(2)   01 Nhân viên Quản Lý dịch vụ hỗ trợ giám sát cung cấp nguồn lực và định hướng, tái đào tạo giám sát và công nhân để thực hiện tốt nhất việc cung cấp dịch vụ cho văn phòng và kịp thời khắc phục các sự cố, phát sinh lớn, mang tính cấp, và những trường hợp khẩn cấp khác về dịch vụ theo yêu cầu của văn phòng và các yếu tố khách quan.

(3)   01 Nhân viên Kiểm soát chất lượng và chăm sóc khách hàng kiểm tra, rà soát chéo với phòng Quản lý dịch vụ thực trạng việc cung cấp dịch vụ của Nhà cung cấp tới văn phòng, lắng nghe các khiếu nại của văn phòng để kịp thời giải quyết và đưa ra các biện pháp khắc phục, phòng ngừa cho bộ phận.

BẢNG GIÁ VÀ DỊCH VỤ
STT
Khu vực thực hiện
Diện tích
Nhân sự
Đơn giá nhân viên/ tháng làm việc (VNĐ)
Thành tiền (VNĐ)
Thời gian làm việc
1
Văn phòng , chi nhánh Đà Nẵng
50m2
1
Từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần, 08 giờ/ngày
+Buổi sáng: từ 7h30 đến 11h
+Buổi chiều: từ 13h đến 17h30
2
Trung Tâm Chăm sóc khách hàng
160,2 m2
1
Từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần, 04 giờ/ngày
+Buổi sáng: từ 7h đến 9h
+Buổi chiều: từ 13h30 đến 15h30
Cộng trước thuế
                         –  
Thuế GTGT 10%
                         –  
Tổng cộng sau thuế GTGT
                         –  

Các chi phí đã được tính vào Phí dịch vụ:

Phí dịch vụ mà văn phòng thanh toán cho Nhà cung cấp theo Điều 5.1 trên đây đã bao gồm các khoản chi phí sau:

Ø  Chi phí trả lương cho Nhân viên (kể cả bảo hiểm y tế và xã hội, thất nghiệp, tiền thưởng và chi phí khác).

Ø  Chi phí bảo hiểm cho bên thứ ba.

Ø  Trang bị bảo hộ lao động và an toàn lao động.

Ø  Chi phí khấu hao thiết bị, máy móc phục vụ cho công việc làm sạch.

Ø  Chi phí hoá chất làm sạch, hoá chất bảo dưỡng như quy định tại Điều 6.

Ø  Chi phí những dụng cụ và vật liệu cần thiết cho quá trình làm sạch như quy định tại Điều 6.

Ø  Chi phí quản lý.

Ø  Chi phí thuế GTGT 10%.

  1. Phương thức thanh toán:

văn phòng sẽ thanh toán cho Nhà cung cấp phí dịch vụ từng tháng bằng séc hoặc chuyển khoản trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày văn phòng nhận được Hóa đơn giá trị gia tăng từ Nhà cung cấp đối với khoản thanh toán đó. Tài khoản cụ thể sẽ do Nhà cung cấp chỉ định trong lần thanh toán.

 

NỘI DUNG CÔNG VIỆC VỆ SINH

  1. Địa điểm cung cấp dịch vụ:

 

Nhà cung cấp sẽ cung cấp dịch vụ cho văn phòng tại các địa điểm sau:

  • Văn Phòng của Công ty , Chi nhánh Đà Nẵng.

Địa chỉ : , Phường Vĩnh Trung, Quận Thanh Khê, Đà Nẵng

  • Trung Tâm Chăm Sóc Khách Hàng .

Địa chỉ : Phường Thạc Gián, Quận Thanh Khê, TP Đà Nẵng.

 

  1. Thời gian cung cấp dịch vụ cụ thể như sau:

 

  • Đối với các địa điểm tại Văn phòng của Công ty , Chi nhánh Đà Nắng (“Văn phòng”)
  • Từ thứ Hai đến thứ Sáu hàng tuần, 8 giờ/ngày:

+Buổi sáng: từ 7h30 đến 11h

+Buổi chiều: từ 13h đến 17h30

Nghỉ thứ 7, chủ nhật và những ngày lễ tết được nghỉ theo Quy định của Luật Lao Động Việt Nam hiện hành

  • Đối với địa điểm tại Trung Tâm Chăm Sóc Khách Hàng (“Trung Tâm”)

– Từ thứ Hai đến thứ Bảy hàng tuần, 04 giờ/ngày:

+ Buổi Sáng: Từ 7h00 đến 9h00

+ Buổi Chiều: Từ 13h30 đến 15h30

  • Nghỉ chủ nhật và những ngày lễ tết được nghỉ theo Quy định của Luật Lao Động Việt Nam hiện hành

 

  1. Nội dung công việc

 

Nhà cung cấp đồng ý làm sạch bề ngoài các trang thiết bị và nguyên vật liệu, đồ đạc, chiều cao tối đa 4m tại các Địa điểm cung cấp dịch vụ. Công việc cụ thể được quy định tại Phụ lục 1: Nội dung công việc.

 

  1. Nguồn nhân lực của Nhà cung cấp

 

Nguồn nhân lực hỗ trợ dịch vụ: Để đảm bảo việc cung cấp dịch vụ được tốt nhất, Nhà cung cấp sẽ cung cấp nguồn nhân lực hỗ trợ dịch vụ với chức năng như sau:

 

  • 01 Giám sát kiêm nhiệm đại diện Nhà cung cấp chịu trách nhiệm cung cấp và giám sát việc cung cấp dịch vụ làm sạch cho văn phòng tại bộ phận, có trách nhiệm cấp vật tư cho công nhân làm trực tiếp, theo dõi chấm công, giải quyết các khiếu nại đột xuất hoặc các yêu cầu công việc phát sinh từ văn phòng và hoặc công nhân bộ phận, nhằm mục đích cung cấp cho văn phòng một dịch vụ làm sạch ổn định và hiệu quả cao.

 

  • 01 Nhân viên Quản Lý dịch vụ hỗ trợ giám sát cung cấp nguồn lực và định hướng, tái đào tạo giám sát và công nhân để thực hiện tốt nhất việc cung cấp dịch vụ cho văn phòng và kịp thời khắc phục các sự cố, phát sinh lớn, mang tính cấp, và những trường hợp khẩn cấp khác về dịch vụ theo yêu cầu của văn phòng và các yếu tố khách quan.

 

  • 01 Nhân viên Kiểm soát chất lượng và chăm sóc khách hàng kiểm tra, rà soát chéo với phòng Quản lý dịch vụ thực trạng việc cung cấp dịch vụ của Nhà cung cấp tới văn phòng, lắng nghe các khiếu nại của văn phòng để kịp thời giải quyết và đưa ra các biện pháp khắc phục, phòng ngừa cho bộ phận.

 

BẢNG GIÁ VÀ DỊCH VỤ
STT
Khu vực thực hiện
Diện tích
Nhân sự
Đơn giá nhân viên/ tháng làm việc (VNĐ)
Thành tiền (VNĐ)
Thời gian làm việc
1
Văn phòng , chi nhánh Đà Nẵng
50m2
1
Từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần, 08 giờ/ngày
+Buổi sáng: từ 7h30 đến 11h
+Buổi chiều: từ 13h đến 17h30
2
Trung Tâm Chăm sóc khách hàng
160,2 m2
1
Từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần, 04 giờ/ngày
+Buổi sáng: từ 7h đến 9h
+Buổi chiều: từ 13h30 đến 15h30
Cộng trước thuế
                         –  
Thuế GTGT 10%
                         –  
Tổng cộng sau thuế GTGT
                         –  

 

 

Các chi phí đã được tính vào Phí dịch vụ:

Phí dịch vụ mà văn phòng thanh toán cho Nhà cung cấp theo Điều 5.1 trên đây đã bao gồm các khoản chi phí sau:

  • Chi phí trả lương cho Nhân viên (kể cả bảo hiểm y tế và xã hội, thất nghiệp, tiền thưởng và chi phí khác).
  • Chi phí bảo hiểm cho bên thứ ba.
  • Trang bị bảo hộ lao động và an toàn lao động.
  • Chi phí khấu hao thiết bị, máy móc phục vụ cho công việc làm sạch.
  • Chi phí hoá chất làm sạch, hoá chất bảo dưỡng như quy định tại Điều 6.
  • Chi phí những dụng cụ và vật liệu cần thiết cho quá trình làm sạch như quy định tại Điều 6.
  • Chi phí quản lý.
  • Chi phí thuế GTGT 10%.

 

  1. Phương thức thanh toán:

văn phòng sẽ thanh toán cho Nhà cung cấp phí dịch vụ từng tháng bằng séc hoặc chuyển khoản trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày văn phòng nhận được Hóa đơn giá trị gia tăng từ Nhà cung cấp đối với khoản thanh toán đó. Tài khoản cụ thể sẽ do Nhà cung cấp chỉ định trong lần thanh toán.

 

 NỘI DUNG CÔNG VIỆC

 

  1. Công việc hàng ngày tại Văn phòng

 

Thời gian
Công việc
Yêu cầu
Khu vực bên ngoài tòa nhà

 

 

 

 

 

07h00_7h30

Quét, nhặt rác nổi khu vực lối vào văn phòng
 Luôn có trách nhiệm kiểm tra lại rác thải trước khi đổ rác.Khi phát hiện có vật dụng hoặc thiết bị đồ đạc nghi vấn: USB, thư, phong bì, dĩa, bấm móng tay, note… phải báo lại cho đại diện khách hàng kiểm tra lại xem có sự vứt bỏ nhầm lẫn từ nhân viên trong Trung tâm hay không?
Lau cửa ra vào, kính mặt tiền và kính xung quanh Trung tâm
Sử dụng khăn lau màu trắng
Khu vực bên trong tòa nhà

 Sáng:

07h30-09h00

Chiều:

13h30-15h30

Quét sạch và thu gom rác các khu vực đến nơi quy định.
 Luôn có trách nhiệm kiểm tra lại rác thải trước khi đổ rác. Khi phát hiện có vật dụng hoặc thiết bị đồ đạc nghi vấn: USB, thư, phong bì, dĩa, bấm móng tay, note… phải báo lại cho đại diện khách hàng kiểm tra lại xem có sự vứt bỏ nhầm lẫn từ nhân viên trong Trung tâm hay không?
Lau kính cửa ra vào và các kính vách ngăn và các kính chớp
Sử dụng khăn lau màu trắng
Lau sàn khu vực hành lang và bên trong phòng làm việc, tiền sảnh khu kễ tân, lối vào toà nhà.
Sử dụng khăn ẩm vắt khô nước
Làm sạch hàng ngày bên trong khu văn phòng công ty tại tầng 5 của tòa nhà.Lau sạch sàn và xử lý các vết bám bẩn trên mặt sàn bên trong khu văn phòng. Lau sạch các thiết bị, bàn làm việc, máy fax, photocopy, quạt và máy để nước uống, tủ …
Sử dụng khăn lau màu trắng
Làm sạch các toilet, đảm bảo luôn sạch và khô thoáng.
– Kính, cửa, tường, sàn.
– Lavabo, các thiết bị vệ sinh…
– Thay giấy vệ sinh (nếu cần thiết, giấy do văn phòng cung cấp).
 Sử dụng khăn lau màu trắng
Lau sạch cửa gỗ, nhôm kính ra vào của các phòng ban.
 Sử dụng khăn lau màu trắng
Thu gom rác ở các phòng ban đến nơi quy định.
 Sử dụng túi rác bỏ đúng nơi quy định
Kiểm tra vệ sinh toàn bộ các khu vực sàn, toilet, cửa sổ, cửa ra vào, khu vực liên quan…trước khi kết thúc công việc.
 Sử dụng khăn lau màu trắng

 

Nhân viên của Nhà cung cấp phải tuân thủ thời gian và các công việc như quy định tại Nội dung công việc này. Tùy vào hoàn cảnh cụ thể, văn phòng có thể yêu cầu Nhà cung cấp/Nhân viên của Nhà cung cấp tạm thời điều chỉnh thời gian thực hiện hoặc hoán đổi thời gian thực hiện các công việc trong phạm vi thời gian làm việc quy định tại Điều 1 của Hợp đồng này một cách hợp lý mà không cần phải báo trước.

 

  1. Công việc hàng ngày tại Trung tâm

 

Thời gian
Công việc
Yêu cầu
Khu vực bên ngoài Trung tâm
09h15-10h15
Quét, nhặt rác nơi khu vực lối vào Trung tâm
  Luôn có trách nhiệm kiểm tra lại rác thải trước khi đổ rác. Khi phát hiện có vật dụng hoặc thiết bị đồ đạc nghi vấn: USB, thư, phong bì, dĩa, bấm móng tay, note… phải báo lại cho đại diện khách hàng kiểm tra lại xem có sự vứt bỏ nhầm lẫn từ nhân viên trong Trung tâm hay không?
Lau sạch sàn khu vực tiền sảnh

 Sử dụng khăn ẩm đã vắt khô nước.

Lau sạch sàn và sử lý các vết bám bẩn trên mặt sàn bên trong

Lau cửa ra vào, kính mặt tiền và kính xung quanh Trung tâm
  Sử dụng khăn lau màu trắng
Khu vực bên trong Trung tâm
 10h15-12h15
Quét sạch và thu gom rác các khu vực đúng nơi quy định
 Luôn có trách nhiệm kiểm tra lại rác thải trước khi đổ rác. Khi phát hiện có vật dụng hoặc thiết bị đồ đạc nghi vấn: USB, thư, phong bì, dĩa, bấm móng tay, note… phải báo lại cho đại diện khách hàng kiểm tra lại xem có sự vứt bỏ nhầm lẫn từ nhân viên trong Trung tâm hay không?
Lau kính cửa ra vào và các kính vách ngăn và các kinh chớp
Sử dụng khăn lau màu trắng
Làm sạch bên trong  Trung tâm

Lau sạch sàn và sử lý các vết bẩn trên mặt sàn nhà kho và khu làm việc cho nhân viên.

Sử dụng khăn màu trắng trong việc làm sạch tại khu vực làm việc cho nhân viên: bàn ghế làm việc, tủ tài liệu, máy móc…

 

Nhân viên của Nhà cung cấp phải tuân thủ thời gian và các công việc như quy định tại Nội dung công việc này. Tùy vào hoàn cảnh cụ thể, văn phòng có thể yêu cầu Nhà cung cấp/Nhân viên của Nhà cung cấp tạm thời điều chỉnh thời gian thực hiện hoặc hoán đổi thời gian thực hiện các công việc trong phạm vi thời gian làm việc quy định tại Điều 1 của Hợp Đồng này một cách hợp lý mà không cần phải báo trước.

 

 

  1. Công việc hàng tuần:

 

  1. Lau sạch các thiết bị ổ cắm, công tắc, bình cứu hỏa các tần
  2. Quét sạch mạng nhện trần, tường
  3. Lau cửa gỗ, nhôm kính ra vào cửa các phòng ban

Công việc hàng tuần sẽ được thực hiện vào thứ Bảy hàng tuần

 

  1. Công việc định kỳ 03 (ba) tháng/lần

 

  1. Đánh sàn các khu vưc công cộng bằng máy chà sàn chuyên dụng.
  2. Tổng vệ sinh toàn bộ kính khu mặt tiền trên cao xung quanh tòa nhà kính dưới 3m.
  3. Tổng vệ sinh các khu vực toilet công cộng và giặt ghế văn phòng.

* Đối với công việc định kỳ: tất cả các khối lượng công việc sẽ được thực hiện vào những thời điểm hợp lý sau khi có sự trao đổi trực tiếp với người đại diện của Công ty.

 

 

 

TRANG THIẾT BỊ VÀ HÓA CHẤT SỬ DỤNG

 

  1. Trang thiết bị do Nhà cung cấp cung cấp:

 

STT
Thiết bị
Mô tả
Tần suất sử dụng
Xuất xứ
1
Cây lau sàn ướt
Bộ
Thường trực
2
Cây lau sàn khô
Bộ
Thường trực
3
Cây lau kính có cán dài
Bộ
Thường trực
4
Tay gạt lau kính
Bộ
Thường trực
5
Bông chà kính
Chiếc
Thường trực
6
Xẻng hót rác
Chiếc
Thường trực
8
Thang nhôm
Cái
Định kỳ
9
Máy đánh sàn, hút nước
Bộ
Định kỳ
10
Máy hút bụi
Bộ
Hàng ngày
11
Các dụng cụ cần thiết khác cho công việc làm sạch: túi ni lông, dao trổ, dũi sàn, găng tay….

 

  1. Các hóa chất do Nhà cung cấp cung cấp:

 

STT
Tên sản phẩm
Miêu tả
Nhãn hiệu
Xuất xứ
Hoá chất
1
Power Lemon
Hoá chất làm sạch đa năng
Klenco
2
Power Brite
Hoá chất làm sạch những vết bẩn nặng
Klenco
3
Power View
Hoá chất lau kính
Klenco
4
Power Floral
Hóa chất khử mùi, tạo mùi thơm hoa hồng nhẹ
Klenco
5
Shine on
Hóa chất làm bóng gỗ
Klenco
6
Power Plus
Hóa chất lau sàn
Klenco
7
Xylene
Hóa chất tẩy vết bẩn nặng trên sàn, vật liệu cứng
Klenco
8
Spotter
Hóa chất tẩy các vết bẩn nặng trên bề mặt thảm
Klenco

 

Nhà cung cấp đảm bảo các hóa chất này nằm trong danh mục hóa chất được Việt Nam cho phép sử dụng và không ảnh hưởng đến sức khỏe của cán bộ công nhân viên của văn phòng.

 

  1. Các vật dụng thay thế thường xuyên cho nhân viên do Nhà cung cấp cung cấp: 

 

Vật dụng thay thế thường xuyên
1
Găng tay/ khẩu trang
Việt nam
2
Cây lau sàn, giẻ lau sàn khô/ướt
Italy
3
Giầy/ủng
Việt nam
4
Chổi, tải, khăn lau, … và các vật dụng khác
Việt nam

 

  1. Các trang thiết bị, vật dụng văn phòng cung cấp:

 

STT
Danh sách trang thiết bị sử dụng
1
Giấy vệ sinh
2
Xà phòng và  nước rửa tay, khăn lau tay, pantry
3
Khu để xe cho công nhân
4
Điện, nước để thực hiện công viêc
5
Thùng đựng rác cố định tại các vị trí
6
Kho để các trang thiết bị của Nhà cung cấp
7
Thảm trải trước cửa văn phòng(nếu có)

 

 

 

 

 

 

4.8/5 - (99 bình chọn)