Trong thời đại kinh doanh hiện nay, vẻ bên ngoài là tất cả, đặc biệt khi nói đến hình ảnh của các doanh nghiệp. Một nhân viên tạp vụ văn phòng là một cá nhân người có trách nhiệm chăm sóc tới từng chi tiết cần thiết để giữ cho vẻ ngoài của tòa nhà luôn ở trong trạng thái mới nhất và đẹp nhất.
Tạp vụ văn phòng là một công việc thầm lặng đứng đằng sau các hoạt động kinh doanh thương mại của một doanh nghiệp – lau chùi các vết bẩn, làm sạch sàn nhà, lau cửa sổ, dọn dẹp văn phòng – để làm cho văn phòng làm việc sạch hơn, an toàn hơn, và thân thiện thoải mái hơn với cả các nhân viên, khách hàng. Các nhân viên tạp vụ hàng ngày chăm sóc rất kỹ hạ tầng của khách hàng để tạo ra các hình ảnh tích cực và chuyên nghiệp về hoạt động của các doanh nghiệp này.
Lợi ích của dịch vụ tạp vụ văn phòng
- Cải thiện năng suất: Có một nhân viên tạp vụ văn phòng chuyên trách các nhiệm vụ đơn giản nhưng quan trọng, ví dụ như thu gom rác, bổ sung giấy trong phòng vệ sinh, sẽ làm cho các nhân viên của bạn tập trung hơn vào nhiệm vụ chính của họ, thay vì sao lãng vào các việc vặt vãnh của văn phòng.
- Tiết kiệm chi phí: Nhiệm vụ hàng ngày của nhân viên giúp việc văn phòng bao gồm làm sạch và bảo trì tòa nhà. Khi bạn có một nhân viên lao công chuyên trách công việc này suốt cả ngày, bạn giảm sự phụ thuộc vào các dịch vụ vệ sinh văn phòng ngoài giờ vốn rất đắt đỏ.
- Phản ứng nhanh: Khi có một sự cố bất ngờ như nước trà đổ loang ra sàn nhà, hoặc có sự bừa bộn bất ngờ, hoặc có vết bẩn trên thảm, các nhân viên tạp vụ văn phòng sẽ có mặt và xử lý sự cố ngay lập tức. Các nhân viên tạp vụ sẽ làm giảm thiểu nguy cơ mất an toàn cũng như vấn đề phải tạm dừng hoạt động một cách nhanh chóng.
- Dịch vụ cầu nối: Nếu công ty bạn thuê một dịch vụ vệ sinh văn phòng hoặc các nhân viên bảo trì cho một khối lượng lớn, ví dụ như duy trì cảnh quan hoặc giặt thảm, nhân viên tạp vụ văn phòng sẽ đóng vai trò như là cầu nối giữa bạn và các dịch vụ chuyên nghiệp này. Bởi vì các nhân viên lao công này sẽ hiểu nhu cầu của công ty bạn ở mức độ chuyên sâu, bạn sẽ không phải giải thích chi tiết hoặc hướng dẫn chuyên sâu cho các nhà thầu để thực hiện các công việc.
- Nhận về chính xác những gì bạn muốn: Khi bạn thuê nhân viên tạp vụ văn phòng, công ty của bạn sẽ nhận được dịch vụ được tùy chỉnh dựa trên yêu cầu của bạn. Bởi vì các nhà cung cấp dịch vụ tạp vụ văn phòng có hiểu biết và kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực bạn cần, bạn sẽ không cần nhắc lại tới 2 lần cho các dịch vụ mà bạn yêu cầu.
- Dịch vụ đa dạng: Một nhân viên tạp vụ văn phòng làm nhiều việc hơn so với một thợ sửa chữa hoặc một nhân viên vệ sinh. Họ có thể kiêm nhiệm rất nhiều công việc, ví dụ như:
- Kiểm tra, làm sạch và khử trùng tất cả các khu vực của nhà vệ sinh.
- Làm sạch, lau nhà và đánh bóng sàn nhà.
- Hút bụi thảm sàn, sàn gỗ, sàn đá marble.
- Giữ cho hành lang, khu vực tiếp tân, phòng ăn trưa, văn phòng, hành lang và các khu vực nhiều người đi lại khác sạch sẽ sáng bóng.
- Làm sạch các dụng cụ nhà bếp, chẳng hạn như lò vi sóng và máy pha cà phê, trong các khu vực làm việc khác nhau.
- Lau bụi.
- Vệ sinh bề mặt như tường, sàn, cầu thang.
- Vệ sinh lau cửa sổ và làm sạch rèm cửa.
- Các công việc dọn phòng hàng ngày, chẳng hạn như đổ thùng rác và thay thế bao rác.
- Làm sạch nước tràn trên sàn nhà.
- Lau khô sàn ướt.
- Pha cafe, nước trà, nước chè cho những ai có nhu cầu như nhân viên văn phòng, khách hàng.
- Tưới nước và chăm sóc cây cảnh trong nhà.
- Làm sạch và khử trùng thang máy.
- Bổ sung giấy vệ sinh, xà phòng, nước rửa tay, khăn giấy.
- Đặt hàng vật tư.
- Bảo trì tòa nhà cơ bản.
- Đánh bóng sàn nhà.
- Giặt thảm.
- Giặt ghế sofa
Các nhân viên tạp vụ văn phòng nổ lực để giữ hình ảnh chuyên nghiệp cho khách hàng
Ngay cả khi bạn có thể thuê một cá nhân để làm công việc tạp vụ văn phòng, bạn cũng phải có trách nhiệm để đào tạo, trả lương, thanh toán bảo hiểm và các phúc lợi khác. Ngoài ra, khi các nhân viên này nghĩ ốm hoặc nghĩ phép, công ty bạn có thể phải thuê người khác thay thế hoặc phải trải qua những ngày không có người dọn dẹp vệ sinh thay thế.
Một giải pháp tốt hơn, hiệu quả hơn, ít tốn chi phí là thuê một công ty vệ sinh công nghiệp có cung cấp dịch vụ tạp vụ văn phòng. Các công ty này luôn có sẵn nhân viên tạp vụ để thay thế khi cần thiết và lo hết các khoản chi phí liên quan. Ngoài ra, các công ty vệ sinh họ thường mua máy móc, vật tư dụng cụ vệ sinh với số lượng lớn nên luôn được chiết khấu nhiều, do đó sẽ có giá giảm hơn so với việc bạn tự đi mua lẻ nên sẽ có chi phí đắt hơn.
