Cập nhật · Phiên bản 1.1 · Bản trình duyệt có kiểm soát — hiệu lực sau khi ký
Tóm tắt điều hành
Nghiệm thu là thời điểm chuyển trách nhiệm từ người thi công sang khách hàng. Vì vậy mọi biên bản phải dựa trên số đo tại chỗ, ảnh có mã ca và ba chữ ký độc lập.
Tài liệu này là bộ biên bản nghiệm thu dùng chung cho năm dịch vụ trọng tâm: vệ sinh văn phòng, ghế và vải nội thất, kính và mặt dựng, đá, ron epoxy. Nội dung gồm nguyên tắc ba lớp kiểm, bộ hồ sơ bắt buộc, bảng tiêu chí theo từng dịch vụ, quy trình tám bước, xử lý khi không đạt, bảo hành và năm mẫu biên bản điền được ngay tại hiện trường.
Nguyên tắc xuyên suốt: không có số đo thì không gọi là bằng chứng; không có chữ ký thì không gọi là nghiệm thu. Mọi ngưỡng nêu trong tài liệu là ngưỡng tham chiếu nội bộ, phải đối chiếu hợp đồng, method statement và SDS/nhãn nhà sản xuất của lô hóa chất đang dùng. Không có ngưỡng nào được cam kết thay cho tiêu chuẩn quốc gia bắt buộc.
Người thực hiện đo không được đồng thời là người ký xác nhận của SONGANHHYG trên cùng một biên bản. Với ca có từ 500 m² trở lên hoặc có hạng mục đá, kính cao tầng, epoxy, phải có mặt giám sát hiện trường độc lập trong suốt thời gian đo. E1
Nguồn tham chiếu: SAH-ACC-09; ISO 9001:2015 (đã công bố); tiêu chí đo theo ASTM D523/ISO 2813, ASTM D1003, ASTM D3359, ANSI A326.3. Ngưỡng nêu trong tài liệu là ngưỡng nội bộ, đối chiếu hợp đồng trước khi áp dụng.
Nguyên tắc nghiệm thu ba lớp
Ba lớp kiểm không phải ba lần làm cùng một việc. Mỗi lớp có phạm vi, bằng chứng và thẩm quyền khác nhau; lớp sau không kế thừa số liệu của lớp trước.
Lớp 1 — tự kiểm. Tổ trưởng hoặc kỹ thuật viên chính tự kiểm 100% điểm trong checklist của ca, ghi kết quả vào nhật ký thông số và chụp ảnh hiện trạng. Lớp này dùng để phát hiện lỗi trước khi mời giám sát, không dùng để kết luận.
Lớp 2 — giám sát. Giám sát hiện trường của SONGANHHYG đo lại độc lập trên mẫu ngẫu nhiên 20–30% số điểm, ưu tiên điểm có rủi ro cao: góc khuất, cạnh kính, mạch ron, chân tường, khu vực khách hàng hay phàn nàn. Nếu số đo lệch quá 10% so với lớp 1, mở lại toàn bộ khu vực thay vì chỉ điểm lệch.
Lớp 3 — khách hàng. Đại diện có thẩm quyền của khách hàng kiểm tra xác suất theo thỏa thuận, đối chiếu ảnh trước/sau, xem nhật ký thông số và ký biên bản. Khách hàng có quyền yêu cầu đo lại bất kỳ điểm nào trước khi ký; yêu cầu đo lại không bị tính là khiếu nại.
| Lớp | Người thực hiện | Phạm vi và cách làm | Bằng chứng | Quyền quyết định |
|---|---|---|---|---|
| 1 — Tự kiểm | Tổ trưởng ca, kỹ thuật viên chính | 100% điểm trong checklist; đo và ghi ngay tại chỗ | Nhật ký thông số, ảnh có mã ca | Đề nghị mời giám sát hoặc tự làm lại |
| 2 — Giám sát | Giám sát hiện trường độc lập | Mẫu 20–30% điểm, ưu tiên điểm rủi ro; đo bằng thiết bị riêng | Phiếu đo giám sát, ảnh đối chứng | Dừng bàn giao, yêu cầu làm lại |
| 3 — Khách hàng | Đại diện được ủy quyền | Kiểm tra xác suất theo thỏa thuận, đo lại điểm tùy chọn | Biên bản có ba chữ ký, biên bản đo lại | Từ chối ký, yêu cầu khắc phục |
2.1. Điều kiện được ký
Một biên bản chỉ được ký khi hội đủ sáu điều kiện: không còn lỗi mức nghiêm trọng; mọi chỉ tiêu bắt buộc đã có số đo kèm đơn vị; ảnh trước/sau có mã ca và thời gian; nhật ký thông số đã ghi đủ theo tần suất; hồ sơ thiết bị đo còn hiệu chuẩn; và các lỗi mức trung bình còn lại đã có cam kết thời hạn khắc phục bằng văn bản.
Thẩm quyền ký phía SONGANHHYG: giám sát hiện trường ký biên bản không có lỗi; Giám đốc kỹ thuật ký biên bản còn lỗi mức trung bình; Giám đốc vận hành ký khi biên bản kèm tín dụng dịch vụ hoặc điều chỉnh phạm vi. Phía khách hàng: người có tên trong hợp đồng hoặc người được ủy quyền bằng văn bản; không nhận chữ ký của nhân sự không có thẩm quyền nhận bàn giao.
- Giám sát hiện trường, cán bộ HSE và tổ trưởng ca — bất kỳ ai trong ba vai này đều có quyền dừng, không cần phê duyệt trước.
- Người phát hiện điều kiện mất an toàn: thiếu PPE, thiếu SDS, hóa chất không nhãn, khu vực chưa cách ly.
- Người phát hiện hư hỏng tài sản hoặc dấu hiệu ăn mòn bề mặt chưa xác định nguyên nhân.
Khi dừng, người dừng ghi lý do, thời điểm và ảnh vào biên bản trong 30 phút, thông báo giám sát cấp trên và khách hàng. Việc dừng không bị tính là lỗi của ca nếu lý do được ghi đúng và có bằng chứng; việc không dừng khi có căn cứ mới là lỗi. E0 E1
Bộ hồ sơ nghiệm thu
Bộ hồ sơ là bằng chứng của một ca, không phải tài liệu trang trí. Thiếu một tệp trong danh sách bắt buộc thì biên bản không được ký.
Hồ sơ được lập theo đúng thứ tự dưới đây và lưu cùng một mã ca. Mã ca là chuỗi định danh chung, dùng cho nhật ký thông số, tên tệp ảnh, phiếu pha hóa chất và biên bản; nhờ vậy việc truy xuất một ca mất dưới năm phút.
| Hồ sơ | Nội dung tối thiểu | Bên lập | Bắt buộc trước khi ký |
|---|---|---|---|
| Hợp đồng và phụ lục | Phạm vi, tần suất, KPI, ngưỡng nghiệm thu, điều khoản bảo hành, bảo mật | Kinh doanh | Có, bản có mã phiên bản |
| Method statement | Phương pháp, hóa chất, thiết bị, nhân sự, điểm giữ, điều kiện dừng | Kỹ thuật | Có, đã được duyệt |
| Checklist thi công | Từng bước đã thực hiện, người thực hiện, giờ, ghi chú bất thường | Tổ trưởng ca | Có, đủ chữ ký lớp 1 |
| Nhật ký thông số | Thời gian, nhiệt độ, độ ẩm, pH, nồng độ, số đo chỉ tiêu, thiết bị dùng | Người đo | Có, không có ô trống |
| Ảnh hiện trạng | Ảnh trước/sau cùng góc, mã ca, thẻ thời gian; không có mặt người và màn hình | Người đo | Có, ít nhất 2 ảnh mỗi điểm nặng |
| Giấy chứng nhận hiệu chuẩn thiết bị | Giấy hiệu chuẩn còn hiệu lực của ATP meter, gloss meter, ẩm kế, TDS meter | HSE | Có, còn hạn tại ngày đo |
| SDS và phiếu pha | SDS đúng lô, phiếu pha có nồng độ, người pha, pH sau pha | Tổ trưởng ca | Có với ca dùng hóa chất |
| Biên bản nghiệm thu | Chỉ tiêu, ngưỡng, kết quả, kết luận, chữ ký ba bên | Giám sát | Ký tại hiện trường |
| Phiếu bảo hành | Phạm vi, thời hạn, điều kiện loại trừ, đầu mối tiếp nhận | Kinh doanh | Giao cùng biên bản |
Hồ sơ được kiểm tra chéo trước khi rời hiện trường: mã ca trên ảnh phải trùng mã ca trên biên bản; số đo trong biên bản phải trùng số trong nhật ký; nồng độ ghi trong phiếu pha phải khớp ngưỡng trong method statement. Ba phép đối chiếu này phát hiện phần lớn lỗi sao chép và lỗi ghi nhớ.
Tiêu chí nghiệm thu theo năm dịch vụ
Mỗi dịch vụ có chỉ tiêu đo được, ngưỡng tham chiếu, phương pháp và tần suất riêng. Không dùng một ngưỡng chung cho mọi bề mặt.
Nguyên tắc chọn chỉ tiêu: ưu tiên chỉ tiêu phản ánh đúng rủi ro của dịch vụ. Văn phòng quan tâm điểm chạm tay và độ bóng sàn; ghế quan tâm độ ẩm còn lại và bền màu; kính quan tâm cặn khoáng và độ mờ; đá quan tâm độ bóng, độ nhám và chống trượt; epoxy quan tâm độ ẩm nền, độ cứng và bám dính.
| Dịch vụ | Chỉ tiêu | Ngưỡng tham chiếu | Phương pháp | Dụng cụ | Tần suất |
|---|---|---|---|---|---|
| Văn phòng | ATP điểm chạm tay | ≤ 100 RLU; 101–300 RLU xử lý lại; trên 300 RLU không đạt | Swab theo ô 10 × 10 cm | ATP meter | 10 điểm/tầng mỗi ca |
| Văn phòng | Độ bóng sàn vinyl | ≥ 40 GU, tùy vật liệu và lớp phủ | Góc 60°, 5 điểm/100 m² | Gloss meter | Mỗi ca đánh bóng |
| Văn phòng | Nhà vệ sinh | Khô, không mùi, đủ vật tư, không vết ố | Checklist 5 điểm, quan sát và ngửi | Checklist, đèn pin | Theo lưu lượng, tối thiểu 2 giờ/lần cao điểm |
| Ghế, vải | Độ ẩm vải sau giặt | ≤ 12% (tối đa 15% nếu hẹn kiểm tra lại); khô trong 6 giờ khi RH ≤ 60% | Đo tại 3 điểm/ghế, ghi nhiệt độ và RH phòng | Moisture meter | Tối thiểu 10% số ghế hoặc 10 ghế |
| Ghế, vải | Bền màu | ≥ 4 theo grey scale | So mẫu đối chứng vùng khuất | Grey scale ISO 105-A02 | Mỗi lô vải mới |
| Ghế, vải | pH bề mặt sau giặt | 5,5–7,0 | Test strip ướt trên vùng khuất | Test strip pH | 3 ghế/ca |
| Ghế, da | Độ mềm, không nứt, không bết | Không đổi màu, không cứng, không dính | Quan sát và sờ so với mẫu chưa xử lý | Ảnh đối chứng | Toàn bộ ghế da |
| Kính | Độ mờ (haze) | ≤ 1% với kính kiến trúc | Đo mẫu đối chứng cùng loại kính | Haze meter | 3 mẫu/dịch vụ |
| Kính | Cặn khoáng, vệt nước | Không còn cặn nhìn thấy ở góc chéo 45° | Quan sát chéo dưới sáng, chụp ảnh | Đèn, ảnh có mã ca | Toàn bộ diện tích |
| Kính | Nước pha dùng water-fed | ≤ 10 ppm TDS (mục tiêu ≤ 5 ppm) | Đo tại đầu ống trước khi lên cao | TDS meter | Đầu ca và sau đổi bình |
| Đá | Độ bóng | Marble đánh bóng ≥ 85 GU; granite ≥ 90 GU; honed 15–35 GU | Góc 60°, 5 điểm/100 m², CV ≤ 10% | Gloss meter | Mỗi khu vực |
| Đá | Độ nhám Ra | Đánh bóng ≤ 0,5 µm; honed 1,0–2,5 µm | Đo tại điểm đại diện, so trước/sau | Profilometer | 3 điểm/100 m² |
| Đá | Chống trượt | DCOF ≥ 0,42 khi ướt, sàn bằng | ANSI A326.3, không áp dụng dốc | Tribometer | Khu vực ướt |
| Đá | Độ ẩm nền trước seal | Bề mặt khô, không đọng nước; nền bê tông ≤ 4,0% CM | Đo 6 điểm/100 m², ghi nhiệt độ; CM chỉ cho lớp bê tông dưới đá | CM hoặc RH probe | Trước khi seal |
| Epoxy | Độ ẩm nền, điểm sương | ≤ 4,0% CM; dew point margin ≥ 3°C | Đo nền và không khí cùng lúc | CM meter, ẩm kế | Mỗi khu vực trước rót |
| Epoxy | Độ cứng ron | Shore D ≥ 75 sau 7 ngày | Đo trên mẫu ron cùng lô | Shore D | 3 điểm/khu vực |
| Epoxy | Bám dính | Với hệ phủ: ≥ 4B; với ron epoxy: không bong khi cạo chéo/pull-off theo TDS | Cross-cut ASTM D3359 cho màng phủ; test 1 m² cho ron | Dao cross-cut, test ô mẫu | 1 điểm/50 m² hoặc mẫu 1 m² |
| Epoxy | Bề mặt ron | Không bong, không nứt, không rỗ, cao độ đều | Quan sát và chụp ảnh cận cảnh | Đèn, thước | Toàn bộ mạch |
Chỉ tiêu vượt ngưỡng phải được xử lý lại tại chỗ trước khi ký. Trường hợp không thể xử lý trong ca — ví dụ chờ epoxy đóng rắn đủ 7 ngày — biên bản ghi rõ “đạt có điều kiện”, kèm thời hạn đo lại và người chịu trách nhiệm. Không dùng cách ghi “tạm đạt” mà không có thời hạn.
Ngưỡng lấy từ kho thông số nội bộ và tiêu chuẩn tham chiếu ghi tại mục 1; đây là ngưỡng kiểm soát, không thay thế yêu cầu hợp đồng hay tiêu chuẩn bắt buộc của dự án.
Quy trình nghiệm thu tám bước
Tám bước cố định, không rút gọn. Bỏ bước đo hoặc bước đối chiếu là tự tạo tranh chấp về sau.
Mỗi bước có đầu vào, đầu ra và người chịu trách nhiệm. Hai bước mang tính điểm giữ là bước 3 (giám sát) và bước 6 (xử lý không đạt): không được chuyển sang bước sau khi điểm giữ chưa đóng.
| Bước | Tên bước | Nội dung thực hiện | Người thực hiện | Hồ sơ |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Chuẩn bị | Xác nhận phạm vi, mã ca, thiết bị đo còn hiệu chuẩn, mẫu biên bản, ảnh hiện trạng ban đầu | Giám sát, tổ trưởng | Checklist chuẩn bị |
| 2 | Tự kiểm | Kiểm 100% điểm theo checklist, ghi số đo và ảnh; sửa ngay lỗi phát hiện được | Tổ trưởng ca | Nhật ký thông số lớp 1 |
| 3 | Giám sát | Đo lại mẫu 20–30% điểm bằng thiết bị riêng; so với lớp 1, mở rộng nếu lệch trên 10% | Giám sát hiện trường | Phiếu đo giám sát E3 |
| 4 | Đo chỉ tiêu | Đo đủ chỉ tiêu bắt buộc của dịch vụ theo Bảng 4.1, ghi đơn vị và điều kiện môi trường | Người đo | Biên bản phần kết quả |
| 5 | Đối chiếu | So từng số đo với ngưỡng hợp đồng; phân loại đạt, đạt có điều kiện, không đạt | Giám sát, khách hàng | Bảng đối chiếu |
| 6 | Xử lý không đạt | Phân mức lỗi, làm lại hoặc hẹn đo lại, mở CAPA nếu lỗi lặp; xác nhận bằng ảnh | Giám sát, tổ trưởng | Phiếu khắc phục, CAPA |
| 7 | Ký biên bản | Đọc lại toàn bộ số liệu tại chỗ, ký từng trang, ghi rõ họ tên và thời điểm ký ba bên | Ba bên | Biên bản gốc E4 |
| 8 | Lưu hồ sơ | Scan trong 24 giờ, đặt tên theo mã ca, lưu bản giấy và bản số, giao phiếu bảo hành | Văn phòng kỹ thuật | Hồ sơ số hóa |
Bước 4 và bước 5 có thể thực hiện lồng nhau theo từng khu vực nhỏ để rút ngắn thời gian chờ, nhưng không được gộp thành một lần đọc số chung. Với ca lớn, chia khu vực theo tầng hoặc theo hạng mục và nghiệm thu cuốn chiếu từng khu vực; khu vực đã ký không mở lại trừ khi có lỗi mức nghiêm trọng phát hiện muộn.
Thời gian tối đa từ khi kết thúc thi công đến khi ký biên bản là 2 giờ với ca văn phòng và 4 giờ với ca kính, đá, epoxy có đo nhiều chỉ tiêu. Vượt thời gian này, biên bản phải ghi lý do; quá 24 giờ thì mở lại quy trình từ bước 2 vì điều kiện hiện trường đã thay đổi.
Xử lý kết quả không đạt
Không đạt không phải thất bại của ca, mà là dữ liệu để quyết định làm lại bao nhiêu và trong bao lâu. Điều tối kỵ là ghi “đạt” cho xong.
Ba mức lỗi được phân theo hậu quả, không theo cảm nhận. Mức nghiêm trọng là lỗi ảnh hưởng an toàn, hư hỏng tài sản hoặc vi phạm pháp lý; mức trung bình là lỗi nhìn thấy, ảnh hưởng thẩm mỹ hoặc KPI; mức nhẹ là sai lệch nhỏ trong dung sai. Mỗi mức có thời hạn khắc phục riêng và người có thẩm quyền quyết định.
| Mức lỗi | Định nghĩa | Ví dụ | Thời hạn khắc phục | Hành động bắt buộc |
|---|---|---|---|---|
| Nghiêm trọng | Ảnh hưởng an toàn, hư hỏng tài sản, vi phạm pháp lý hoặc mất dữ liệu | Trượt ngã do hóa chất dư, xước kính phủ, ăn mòn đá, mất điện khu vực | Ngay trong ca, không quá 24 giờ | Dừng bàn giao; báo Giám đốc kỹ thuật; mở CAPA; xác nhận bằng văn bản |
| Trung bình | Lỗi nhìn thấy được, ảnh hưởng thẩm mỹ hoặc KPI, chưa gây hư hỏng | Vệt nước trên kính, cặn hóa chất trên ron, mùi ẩm trên ghế | 48 giờ, hoặc theo lịch đo lại | Làm lại khu vực lỗi; ghi cam kết thời hạn vào biên bản |
| Nhẹ | Sai lệch trong dung sai, không nhìn thấy ở điều kiện sử dụng bình thường | Chênh gloss dưới 5 GU giữa hai điểm, vệt lau ở góc khuất | Ca kế tiếp | Ghi nhận, xử lý trong lần vệ sinh tới |
| Lỗi lặp lại | Cùng một lỗi xuất hiện từ 2 ca trở lên trong 30 ngày | Restroom quá 100 RLU ba ca liên tiếp | Theo mức lỗi gốc | Bắt buộc CAPA, huấn luyện lại, kiểm tra đột xuất |
| Khiếu nại trong bảo hành | Khách hàng báo lỗi trong thời hạn bảo hành | Bụi bẩn trở lại do bỏ sót, mùi do xử lý chưa đạt | Phản hồi 30 phút, khắc phục 24 giờ | Xử lý theo quy trình bảo hành; ghi vào hồ sơ ca |
6.1. Làm lại, CAPA và tín dụng dịch vụ
Làm lại (rework) thực hiện trên đúng khu vực lỗi, đúng phương pháp đã duyệt; không dùng phương pháp mạnh hơn để chạy tiến độ. Chi phí làm lại do SONGANHHYG chịu, không cộng vào hợp đồng. Sau khi làm lại, đo lại đúng chỉ tiêu đã không đạt và chụp ảnh cùng góc với ảnh ban đầu.
CAPA áp dụng cho lỗi nghiêm trọng và mọi lỗi lặp lại. Nội dung tối thiểu: mô tả lỗi kèm số đo, phân tích nguyên nhân gốc (5 Why hoặc biểu đồ xương cá), hành động khắc phục tức thời, hành động phòng ngừa, người chịu trách nhiệm, thời hạn đóng, cách kiểm tra hiệu lực. CAPA chỉ được đóng khi có ít nhất hai ca liên tiếp không tái diễn.
Tín dụng dịch vụ áp dụng khi lỗi kéo dài quá thời hạn cam kết hoặc khi khách hàng phải tự khắc phục. Mức tín dụng theo phụ lục hợp đồng, tính trên giá trị phần việc không đạt, không tính trên toàn bộ hợp đồng. Mọi tín dụng phải có biên bản và chữ ký của người có thẩm quyền hai bên; không thỏa thuận miệng.
Thời hạn và mức tín dụng là ngưỡng nội bộ, áp dụng theo hợp đồng cụ thể; không dùng tài liệu này để tự cam kết thay hợp đồng. E1
Bảo hành và tiếp nhận khiếu nại
Bảo hành là cam kết có phạm vi, có thời hạn và có loại trừ. Cam kết rộng hơn phạm vi kiểm soát sẽ tạo tranh chấp, không tạo niềm tin.
SONGANHHYG áp dụng bảo hành 14 ngày cho vệ sinh và 30 ngày cho epoxy/đá/terrazzo kể từ ngày nghiệm thu, cho lỗi thuộc phạm vi thi công. Thời hạn cụ thể của từng gói ghi trong hợp đồng; tài liệu này lấy mốc 14 ngày (vệ sinh) và 30 ngày (epoxy/đá/terrazzo) làm chuẩn lập kế hoạch kiểm tra lại. Bảo hành không bao gồm hao mòn tự nhiên, hư hỏng có sẵn trước thi công, tác động của bên thứ ba và việc sử dụng sai sau bàn giao.
| Hạng mục | Nội dung cam kết | Thời hạn / mức | Loại trừ |
|---|---|---|---|
| Phạm vi | Lỗi do thi công: bỏ sót, vệt hóa chất, mùi do xử lý chưa đạt, hư hỏng do thao tác sai | 14 ngày vệ sinh; 30 ngày epoxy/đá/terrazzo | Hao mòn tự nhiên, hư hỏng có sẵn |
| Thời hạn | Tính từ ngày ký biên bản nghiệm thu, ghi rõ ngày bắt đầu và kết thúc | Tới 2 tuần | Gia hạn ngầm, không có văn bản |
| Tiếp nhận | Hotline 0905 751 566 hoặc email [email protected]; ghi mã ca, mô tả, ảnh | Phản hồi ban đầu 30 phút | Khiếu nại không có mã ca hoặc ảnh |
| Có mặt | Kiểm tra tại hiện trường với người đại diện của khách hàng | 2 giờ nội thành Đà Nẵng; 4 giờ khu vực lân cận | Khu vực không tiếp cận được |
| Khắc phục | Làm lại khu vực lỗi, đo lại chỉ tiêu, chụp ảnh xác nhận | 24 giờ với lỗi thông thường; theo lịch với lỗi cần bảo dưỡng | Lỗi do bên thứ ba hoặc do sử dụng sai |
| Hồ sơ | Phiếu bảo hành, biên bản khắc phục, ảnh sau xử lý, xác nhận của khách hàng | Lưu 24 tháng | — |
Với hạng mục có thời gian đóng rắn hoặc khô dài (epoxy, đá có sealer, terrazzo), bảo hành thi công là 30 ngày; mốc khảo sát lại sau 30 ngày dùng để phân biệt lỗi thi công với lỗi vật liệu/điều kiện sử dụng. Bảo hành vật liệu do nhà sản xuất quy định, không gộp vào bảo hành thi công.
Quy trình tiếp nhận gồm năm bước: tiếp nhận và ghi phiếu; xác minh trong 30 phút; kiểm tra hiện trường; khắc phục và đo lại; xác nhận đóng phiếu bằng chữ ký khách hàng. Nếu lỗi không thuộc phạm vi bảo hành, SONGANHHYG vẫn phản hồi bằng văn bản nêu rõ căn cứ loại trừ và đề xuất phương án xử lý có báo giá riêng — không im lặng và không tự ý thi công phần ngoài hợp đồng.
Phiếu bảo hành được giao cùng biên bản nghiệm thu, không gửi sau. Trên phiếu ghi rõ: mã ca, ngày nghiệm thu, ngày hết hạn bảo hành, phạm vi, loại trừ, đầu mối liên hệ và số hotline. E0 E4
Năm mẫu biên bản nghiệm thu
Năm mẫu dưới đây điền được ngay tại hiện trường. Mỗi mẫu có phần thông tin ca, phần chỉ tiêu đo, phần kết luận và ba chữ ký.
Quy ước điền chung: ô “Kết quả” ghi số đo kèm đơn vị, không ghi “tốt”, “ổn”; ô “Kết luận” chỉ dùng ba giá trị Đạt, Đạt có điều kiện, Không đạt; dòng không áp dụng ghi “KXĐ” và gạch chéo, không để trống. Mỗi trang biên bản phải được ký nháy ở lề phải.
8.1. Biên bản nghiệm thu vệ sinh văn phòng
| Mục | Nội dung ghi nhận | Ngưỡng tham chiếu | Kết quả | Kết luận |
|---|---|---|---|---|
| Khách hàng, địa điểm | Tên, tòa nhà, tầng, diện tích m² | — | — | — |
| Mã ca, thời gian | Ngày, giờ bắt đầu, giờ kết thúc, ca ngày hoặc đêm | — | — | — |
| ATP điểm chạm tay | 10 điểm/tầng: tay nắm, công tắc, bàn phím, vòi, nút thang | ≤ 100 RLU | ... RLU | □ Đạt / □ Không |
| ATP điểm trung gian | Điểm 101–300 RLU phải xử lý lại trong ca | ≤ 300 RLU | ... RLU | □ Đạt / □ Không |
| Độ bóng sàn | 5 điểm/100 m², ghi vật liệu và lớp phủ | ≥ 40 GU | ... GU | □ Đạt / □ Không |
| Nhà vệ sinh | Khô, không mùi, đủ vật tư, không vết ố; 5 điểm kiểm | Đủ 5/5 | ... /5 | □ Đạt / □ Không |
| Mùi và thoát nước | Quan sát, ngửi tại 3 vị trí; ghi hiện tượng ứ | Không mùi, không ứ | — | □ Đạt / □ Không |
| Vật tư bàn giao | Giấy, xà phòng, túi rác, nước lau theo định mức | Đủ định mức | ... /... | □ Đạt / □ Không |
| Kết luận chung | Tổng hợp lỗi còn lại và thời hạn khắc phục | Không lỗi nghiêm trọng | — | □ Đạt / □ Không |
| Người đo (SONGANHHYG) | Họ tên, mã nhân sự, chữ ký, giờ ký | — | — | — |
| Giám sát (SONGANHHYG) | Họ tên, chữ ký, giờ ký | — | — | — |
| Đại diện khách hàng | Họ tên, chức danh, chữ ký, giờ ký | — | — | — |
8.2. Biên bản nghiệm thu ghế, sofa, vải nội thất
| Mục | Nội dung ghi nhận | Ngưỡng tham chiếu | Kết quả | Kết luận |
|---|---|---|---|---|
| Tài sản, số lượng | Mã tài sản, loại ghế, số ghế, vị trí | — | — | — |
| Nhận diện vải | Len, cotton, polyester, microfiber, velvet, da aniline, PU | Theo hồ sơ tài sản | — | — |
| Phương pháp | HWE, encapsulation, foam, dry solvent, leather care | Theo method statement | — | — |
| Thông số xử lý | Nhiệt độ nước, áp lực, thời gian lưu, pH nước xả | 40–60°C (theo vật liệu); 100–400 psi; pH 5,5–7 | ... °C / ... psi | □ Đạt / □ Không |
| Độ ẩm cuối | 3 điểm/ghế, ghi nhiệt độ phòng và RH | ≤ 12% (tối đa 15% nếu hẹn kiểm tra lại) | ... % | □ Đạt / □ Không |
| Bền màu, độ phai | So mẫu đối chứng vùng khuất, ghi grey scale | ≥ 4 | ... /5 | □ Đạt / □ Không |
| Da: mềm, màu, bề mặt | Không cứng, không bết, không đổi màu, không nứt | Không đổi | — | □ Đạt / □ Không |
| Mùi, vệt nước | Quan sát và ngửi sau khi khô; ghi vị trí vệt nếu có | Không mùi ẩm, không vệt | — | □ Đạt / □ Không |
| Kết luận chung | Lỗi còn lại, thời hạn đo lại độ ẩm nếu chưa khô | Không lỗi nghiêm trọng | — | □ Đạt / □ Không |
| Người đo (SONGANHHYG) | Họ tên, mã nhân sự, chữ ký, giờ ký | — | — | — |
| Giám sát (SONGANHHYG) | Họ tên, chữ ký, giờ ký | — | — | — |
| Đại diện khách hàng | Họ tên, chức danh, chữ ký, giờ ký | — | — | — |
8.3. Biên bản nghiệm thu kính và mặt dựng
| Mục | Nội dung ghi nhận | Ngưỡng tham chiếu | Kết quả | Kết luận |
|---|---|---|---|---|
| Công trình, phạm vi | Tòa nhà, mặt dựng, số tấm, diện tích m², cao độ | — | — | — |
| Loại kính | Float, tempered, laminated, Low-E, frosted, stained | Theo hồ sơ | — | — |
| Phương pháp | Water-fed pole, squeegee, scraper nhựa, cerium oxide | Theo method statement | — | — |
| Nước pha | TDS đo tại đầu ống trước khi lên cao | ≤ 10 ppm | ... ppm | □ Đạt / □ Không |
| Haze | Đo mẫu đối chứng cùng loại kính, ghi thiết bị | ≤ 1% | ... % | □ Đạt / □ Không |
| Cặn khoáng, vệt nước | Quan sát góc 45°, đếm số tấm còn cặn | 0 tấm nhìn thấy cặn | ... tấm | □ Đạt / □ Không |
| Xước, ăn mòn | Đối chiếu ảnh trước thi công, ghi vị trí | Không phát sinh mới | ... điểm | □ Đạt / □ Không |
| An toàn làm cao | Anchor, harness, giấy phép, điều kiện gió | Đủ, gió dưới 10 m/s (hoặc thấp hơn theo nhà sản xuất/anchor) | — | □ Đạt / □ Không |
| Kết luận chung | Lỗi còn lại, hạng mục cần theo dõi | Không lỗi nghiêm trọng | — | □ Đạt / □ Không |
| Người đo (SONGANHHYG) | Họ tên, mã nhân sự, chữ ký, giờ ký | — | — | — |
| Giám sát (SONGANHHYG) | Họ tên, chữ ký, giờ ký | — | — | — |
| Đại diện khách hàng | Họ tên, chức danh, chữ ký, giờ ký | — | — | — |
8.4. Biên bản nghiệm thu đá
| Mục | Nội dung ghi nhận | Ngưỡng tham chiếu | Kết quả | Kết luận |
|---|---|---|---|---|
| Công trình, phạm vi | Loại đá, diện tích m², khu vực, tình trạng ban đầu | — | — | — |
| Chuỗi hạt đã dùng | 50 → 100 → 200 → 400 → 800 → 1500 → 3000, số bước thực tế | Không nhảy bước | ... bước | □ Đạt / □ Không |
| Độ bóng | 5 điểm/100 m², góc 60°, ghi CV | Marble ≥ 85 GU; granite ≥ 90 GU (theo mẫu đánh bóng; honed/matte khác) | ... GU | □ Đạt / □ Không |
| Độ nhám Ra | Điểm đại diện, so trước và sau | ≤ 0,5 µm | ... µm | □ Đạt / □ Không |
| Chống trượt | Khu vực ướt, sàn bằng | DCOF ≥ 0,42 | ... | □ Đạt / □ Không |
| Độ ẩm nền | 6 điểm trước khi seal; ghi rõ bề mặt đá và lớp bê tông dưới đá | Bề mặt khô; nền bê tông ≤ 4,0% CM | ... % | □ Đạt / □ Không |
| Mối nối, cạnh, lippage | Quan sát và thước thẳng; ghi vị trí lệch | Lệch ≤ 0,5 mm | ... mm | □ Đạt / □ Không |
| Vết ố, ăn mòn mới | Đối chiếu ảnh ban đầu | Không phát sinh | ... điểm | □ Đạt / □ Không |
| Kết luận chung | Khuyết điểm thẩm mỹ được chấp nhận, có ghi rõ | Không lỗi nghiêm trọng | — | □ Đạt / □ Không |
| Người đo (SONGANHHYG) | Họ tên, mã nhân sự, chữ ký, giờ ký | — | — | — |
| Giám sát (SONGANHHYG) | Họ tên, chữ ký, giờ ký | — | — | — |
| Đại diện khách hàng | Họ tên, chức danh, chữ ký, giờ ký | — | — | — |
8.5. Biên bản nghiệm thu ron epoxy
| Mục | Nội dung ghi nhận | Ngưỡng tham chiếu | Kết quả | Kết luận |
|---|---|---|---|---|
| Công trình, phạm vi | Loại gạch, diện tích m², chiều dài mạch, khu vực | — | — | — |
| Điều kiện nền | Độ ẩm CM 6 điểm/100 m², nhiệt độ nền, nhiệt độ không khí, dew point margin | ≤ 4,0% CM; 15–30°C; margin ≥ 3°C | ... % / ... °C | □ Đạt / □ Không |
| Chuẩn bị mạch | Cắt ron, hút bụi HEPA, làm sạch, prime | Khô, sạch, không dầu mỡ | — | □ Đạt / □ Không |
| Trộn và rót | Tỷ lệ A:B, mã lô, giờ trộn, pot life thực tế | 30–45 phút ở 25°C (theo TDS) | ... phút | □ Đạt / □ Không |
| Chiều sâu mạch | Kiểm 3 điểm/khu vực bằng thước | ≥ 2/3 chiều sâu mạch | ... mm | □ Đạt / □ Không |
| Độ cứng | Shore D trên mẫu cùng lô sau 7 ngày | ≥ 75 (theo TDS; sản phẩm linh hoạt có thể khác) | ... | □ Đạt / □ Không |
| Bám dính | Cross-cut nếu có màng phủ; với ron epoxy dùng test ô 1 m²/pull-off theo TDS | ≥ 4B với màng phủ; không bong với ron | ... B | □ Đạt / □ Không |
| Bề mặt ron | Không bong, nứt, rỗ; cao độ đều; màu đồng nhất | Không khuyết điểm | — | □ Đạt / □ Không |
| Kết luận chung | Thời điểm cho đi lại, thời điểm chịu hóa chất | Theo TDS: đi lại sau 24 giờ; hóa chất sau 7 ngày (có thể dài hơn nếu lạnh/ẩm) | — | □ Đạt / □ Không |
| Người đo (SONGANHHYG) | Họ tên, mã nhân sự, chữ ký, giờ ký | — | — | — |
| Giám sát (SONGANHHYG) | Họ tên, chữ ký, giờ ký | — | — | — |
| Đại diện khách hàng | Họ tên, chức danh, chữ ký, giờ ký | — | — | — |
Hướng dẫn ghi biên bản
Biên bản là tài liệu pháp lý. Một ô ghi mơ hồ có thể làm mất giá trị của cả ca làm việc.
Năm quy tắc bắt buộc: số đo luôn kèm đơn vị; ảnh luôn có mã ca; không tẩy xóa; ký từng trang; ghi thời gian thực tại chỗ. Các quy tắc này được kiểm tra trước khi rời hiện trường, không sửa sau.
- Số đo ghi kèm đơn vị và điều kiện đo: RLU, GU, µm, %, °C, ppm — không ghi số trần.
- Ảnh có mã ca, thẻ thời gian, cùng góc chụp trước và sau; không có mặt người, màn hình, giấy tờ.
- Không dùng bút xóa, không gạch đè; sai thì gạch một đường, ghi số đúng bên cạnh và ký nháy.
- Ký nháy mọi trang, kể cả trang chỉ có bảng; ghi rõ họ tên dưới chữ ký.
- Ghi giờ ký của từng bên; nếu các bên ký khác thời điểm, ghi rõ thời điểm từng chữ ký.
- Không ký trước khi điền đủ số đo; không ký thay; không ký khi chưa xem hồ sơ thiết bị.
- Ký khống trước khi đo, sau đó điền số — không có bằng chứng về thời điểm đo.
- Ghi “đạt” cho chỉ tiêu chưa đo hoặc đo bằng thiết bị hết hiệu chuẩn.
- Dùng lại biên bản của ca trước, chỉ đổi ngày — lộ ngay khi đối chiếu ảnh và mã ca.
Với trường hợp khách hàng từ chối ký, biên bản vẫn được lập, ghi rõ “khách hàng không ký, lý do…”, kèm ảnh và chữ ký của hai bên phía SONGANHHYG; sau đó chuyển cấp có thẩm quyền xử lý trong 24 giờ. Không xé bỏ biên bản, không lập biên bản mới thay thế — biên bản thay thế chỉ được lập khi có văn bản giải thích và đánh số lại.
Chữ viết tay phải rõ ràng, dùng bút mực xanh hoặc đen, không dùng bút chì. Trường hợp bảng in sẵn thiếu dòng, kẻ thêm dòng và ghi “bổ sung tại hiện trường”, có ký nháy của hai bên. E4
Lưu trữ và truy xuất hồ sơ
Hồ sơ nghiệm thu được lưu hai bản: bản giấy có chữ ký gốc và bản số có phân quyền. Hai bản phải khớp nhau về nội dung và mã ca.
Bản giấy lưu tại văn phòng kỹ thuật theo tháng và theo khách hàng, trong hộp có nhãn ghi rõ khoảng ngày. Bản số lưu trong thư mục dùng chung, đặt tên theo quy tắc mã ca – ngày – dịch vụ – phiên bản; chỉ nhóm kỹ thuật, chất lượng và kinh doanh phụ trách khách hàng được truy cập.
| Loại hồ sơ | Bản giấy | Bản số | Thời hạn lưu | Mức bảo mật |
|---|---|---|---|---|
| Biên bản nghiệm thu | Bản gốc có chữ ký | Bản scan PDF | 24 tháng | Nội bộ, cần khi kiểm toán |
| Nhật ký thông số | Bản gốc tại hiện trường | Bản scan hoặc tệp nhập | 24 tháng | Nội bộ kỹ thuật |
| Ảnh nghiệm thu | Không in mặc định | Tệp gốc, giữ nguyên dữ liệu thời gian | 24 tháng | Hạn chế, không công bố khi chưa có consent |
| Giấy chứng nhận hiệu chuẩn thiết bị | Bản sao có xác nhận | Bản scan | Theo chu kỳ hiệu chuẩn + 12 tháng | Nội bộ, xuất trình khi được yêu cầu |
| Phiếu bảo hành | Bản gốc giao khách hàng | Bản scan | Theo hợp đồng, tối thiểu 24 tháng | Nội bộ, có thông tin khách hàng |
| Biên bản từ chối | Bản gốc | Bản scan | 36 tháng | Hạn chế, cần phê duyệt khi chia sẻ |
| CAPA và khắc phục | Bản gốc | Bản scan | 36 tháng | Nội bộ chất lượng |
Truy xuất theo ba tình huống: khi khách hàng khiếu nại, khi kiểm toán nội bộ hoặc chứng nhận, khi có sự cố tài sản. Thời gian phản hồi yêu cầu truy xuất là 24 giờ; thời gian xuất trình đầy đủ hồ sơ một ca là 2 giờ làm việc. Hồ sơ hết hạn lưu được tiêu hủy theo quy trình, có biên bản và danh mục, không bán giấy và không đổ chung rác thường.
Thời hạn lưu trữ là quy định nội bộ, có thể dài hơn nếu hợp đồng hoặc yêu cầu pháp lý quy định khác. Không lưu ảnh có mặt người hoặc tài liệu nội bộ của khách hàng trong thư mục công bố. E0
Phụ lục: checklist, bàn giao và từ chối nghiệm thu
Ba biểu mẫu dùng ngay tại hiện trường: checklist trước nghiệm thu, mẫu bàn giao kèm bảo hành, mẫu từ chối nghiệm thu.
11.1. Checklist trước khi gọi nghiệm thu
- Đã hoàn thành 100% hạng mục trong checklist thi công, không còn vật tư, thiết bị trong khu vực.
- Đã đo đủ chỉ tiêu bắt buộc của dịch vụ, có đơn vị và điều kiện đo.
- Ảnh trước/sau đủ góc, có mã ca và thẻ thời gian.
- Thiết bị đo còn hiệu chuẩn, giấy hiệu chuẩn mang theo bản sao.
- Nhật ký thông số không còn ô trống, đã có chữ ký lớp 1.
- Khu vực đã được dọn sạch, khô, an toàn cho người vào kiểm tra.
- Đã thông báo cho khách hàng thời điểm kiểm tra và người có thẩm quyền ký.
- Đã chuẩn bị phiếu bảo hành và bản biên bản giấy đủ số trang.
11.2. Mẫu biên bản bàn giao kèm bảo hành
| Trường | Nội dung ghi | Bên giao | Bên nhận |
|---|---|---|---|
| Khu vực bàn giao | Tầng, phòng, diện tích m², mã ca | Họ tên, chữ ký | Họ tên, chữ ký |
| Thời điểm | Ngày, giờ bàn giao, giờ bắt đầu tính bảo hành | Ghi rõ | Xác nhận |
| Phạm vi bảo hành | Hạng mục được bảo hành, ngày hết hạn, đầu mối liên hệ | Ghi rõ | Đã nhận phiếu |
| Tài sản bàn giao | Chìa khóa, thiết bị, vật tư còn lại, tình trạng | Bàn giao | Kiểm nhận |
| Ghi chú còn lại | Lỗi mức nhẹ, hạng mục theo dõi, hẹn đo lại | Ghi rõ | Xác nhận |
| Xác nhận ba bên | Người đo — Giám sát — Đại diện khách hàng: họ tên, chữ ký, giờ ký | Ký | Ký |
11.3. Mẫu biên bản từ chối nghiệm thu
| Trường | Nội dung ghi | Căn cứ | Người xác nhận |
|---|---|---|---|
| Ca, khu vực | Mã ca, khu vực, hạng mục bị từ chối | Biên bản, ảnh | Giám sát |
| Lý do từ chối | Mô tả hiện tượng kèm số đo và ngưỡng tương ứng | Bảng 4.1, hợp đồng | Khách hàng |
| Phân mức lỗi | Nghiêm trọng, trung bình hoặc nhẹ; ghi rõ căn cứ phân mức | Bảng 6.1 | Giám sát |
| Hướng khắc phục | Phương pháp làm lại, nhân sự, thời hạn, điều kiện đo lại | Method statement | Giám đốc kỹ thuật |
| Cam kết thời hạn | Ngày giờ hoàn tất, ngày đo lại, người liên hệ | Hợp đồng | Hai bên |
| Chữ ký | Người lập — Giám sát — Đại diện khách hàng; ghi giờ ký từng bên | — | Ba bên |
Không có số đo thì không gọi là bằng chứng. Không có chữ ký thì không gọi là nghiệm thu. Không có thời hạn thì không gọi là cam kết.
Nguyên tắc nghiệm thu — Phòng Kỹ thuật & Chất lượng SONGANHHYG, 2026
Phụ lục dùng nội bộ; in lại khi hợp đồng mẫu hoặc tiêu chí nghiệm thu thay đổi. Các ngưỡng trong tài liệu là ngưỡng tham chiếu nội bộ, phải đối chiếu hợp đồng, method statement và SDS/nhãn nhà sản xuất. E1 E2 E4
Liên quan trực tiếp