Đa số các chủ doanh nghiệp, các văn phòng công ty đều có lượng khách ghé thăm hàng ngày thường xuyên, do đó có thể họ cần dịch vụ cung cấp tạp vụ văn phòng. Nếu bạn mới bước chân vào lĩnh vực kinh doanh và bạn không quen với dịch vụ vệ sinh văn phòng thương mại, bạn có thể chưa quen với khái niệm “tạp vụ văn phòng là gì, họ có thể cung cấp dịch vụ gì cho tôi, và tôi có cần đến họ không?”
Nhân viên tạp vụ văn phòng là gì?
Nhân viên tạp vụ văn phòng (còn gọi là lao công) là có nhiệm vụ chính là vệ sinh làm sạch cho doanh nghiệp, đồng thời làm các công việc vặt vãnh không tên khác như công việc lặt vặt ở các cơ quan, công sở, như quét tước, dọn dẹp. Họ góp phần tạo ra một không khí thoải mái, thân thiện, an toàn cho các nhân viên làm việc tại văn phòng và khách viếng thăm.
Nhân viên tạp vụ văn phòng là những người anh hùng thầm lặng đứng đằng sau của một doanh nghiệp hoặc một nhà máy nhà xưởng. Họ làm sạch các văn phòng một cách chuyên nghiệp và giữ cho hình ảnh thương hiệu hoàn hảo của bạn xuyên suốt trong mắt khách hàng. Người giúp việc văn phòng bảo đảm rằng mọi khách hàng, nhân viên, và bất kỳ ai ghé thăm doanh nghiệp của bạn đều hài lòng bằng cách giữ cho văn phòng công ty bạn sạch sẽ, gọn gàng và luôn trong tình trạng tốt nhất. Là một chủ doanh nghiệp, khối lượng công việc của bạn luôn tăng lên mỗi ngày, do vậy, bạn cần những người giúp việc văn phòng giữ cho văn phòng luôn sạch sẽ và để ý cho tài sản của bạn luôn trong trạng thái tốt bằng cách khắc phục, sửa chữa các hư hỏng nhỏ.
Nhiệm vụ của nhân viên tạp vụ văn phòng
- Duy trì vệ sinh làm sạch của tiền sảnh như lau chùi cửa kính, cửa sổ, bậc tam cấp. Vệ sinh làm sạch các văn phòng làm việc, phòng họp, phòng khách, phòng hội nghị.
- Vệ sinh và bổ sung vật phẩm cho toilet.
- Dọn dẹp rác bẩn.
- Làm sạch các khu vực sử dụng chung như bếp, căn tin, sảnh chờ, Pantry Room, Break room, Food pantry.
- Chuẩn bị nước và đồ ăn nhẹ như bánh kẹo cho phòng họp, phòng hội nghị, phòng khách.
- Sửa chữa các hư hỏng nhỏ hoặc báo lãnh đạo thay thế các trang thiết bị hỏng nặng.
Nhiệm vụ của người lao công rất đa dạng, tùy thuộc vào nhu cầu bảo trì hàng ngày của cơ sở kinh doanh của bạn và những gì bạn mong muốn. Nhân viên tạp vụ được đưa một danh sách công việc để thực hiện hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, và lịch trình thời gian phải hoàn tất cho mỗi công việc. Không giống như dịch vụ vệ sinh văn phòng chỉ tới làm việc vào vài giờ trong ngày, lao công làm cố định tại cơ sở kinh doanh sản xuất của bạn, làm việc trực tiếp với nhân viên của bạn, với khách hàng, hổ trợ duy trì hình ảnh của công ty bạn một cách chuyên nghiệp và tốt nhất. Nhân viên tạp vụ làm các công việc vặt hàng ngày để giúp công việc kinh doanh của bạn được hoạt động trôi chảy.
Nhân viên tạp vụ văn phòng làm gì?
Các nhân viên tạp vụ văn phòng thường được cung cấp một danh sách các công việc phải làm hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, tuy nhiên trách nhiệm của họ lại khá đa năng tùy thuộc vào nhiệm vụ và yêu cầu mà các công ty giao cho. Chúng ta luôn cố gắng bảo đảm rằng các nhân viên tạp vụ mang lại hiệu quả tối đa nhất cho tổ chức của bạn. Để sử dụng tối đa nhân viên giúp việc của bạn, cần phải xác định những công việc nào sẽ hữu ích nhất với bạn, với cơ sở kinh doanh thương mại của bạn, với khách hàng, và với nhân viên. Người giúp việc văn phòng thành công là người mà tạo ra các giá trị thật sự cho văn phòng mà họ làm việc bằng cách nổ lực đi lên và đi xa hơn, đáp ứng được các yêu cầu tạp vụ daily của tổ chức đó.
Tùy chỉnh dịch vụ để đáp ứng nhu cầu của bạn
Sau khi quyết định các dịch vụ nào sẽ mang lại lợi ích cho tổ chức của bạn, trao đổi với công ty cung cấp tạp vụ văn phòng để phải triển một mô tả công việc chính xác và lịch làm việc cho nhân viên tạp vụ văn phòng. Mô tả công việc và lịch trình chính xác những gì bạn mong muốn sẽ giúp cho nhóm nhân viên tạp vụ có định hướng và hiểu rỏ ràng những gì bạn mong muốn. Hợp tác với dịch vụ cung cấp tạp vụ văn phòng của bạn, bạn có thể xây dựng mô tả công việc và lịch của từng nhiệm vụ một để giữ cho mọi người đi đúng hướng, và cung cấp một cách thức để ước tính được sự thành công của dịch vụ cung cấp tạp vụ văn phòng cho bạn.
Tìm kiếm nhân viên tạp vụ văn phòng phù hợp với công ty của bạn
Bởi vì nhóm tạp vụ văn phòng sẽ làm việc trực tiếp với nhân viên của bạn và cả với khách hàng của bạn, cần phải tìm kiếm sự phù hợp tốt nhất với công ty của bạn. Một nhân viên giúp việc văn phòng có khả năng trở thành một phần bổ sung của đội ngũ nhân sự của bạn. Do đó, cần phải có sự hợp tác chặt chẻ và thông hiểu lẫn nhau giữ các nhân viên của bạn và người tạp vụ. Có đội ngũ nhân viên vệ sinh văn phòng phù hợp sẽ tạo ra một sự khác biệt mạnh mẽ cho công việc kinh doanh của bạn.
Xác định nhiệm vụ cho đội ngũ tạp vụ văn phòng
Để nhân viên tạp vụ giúp việc của bạn làm việc hiệu quả, điều quan trọng là bạn phải xác định những gì bạn mong đợi và tạo ra một dòng thời gian để đáp ứng những kỳ vọng đó. Phác thảo các nhiệm vụ được mong đợi từ ưu tiên cao nhất nhất đến thấp nhất sẽ giúp người giúp việc văn phòng của bạn biết cách ưu tiên các công việc trong ngày của họ. Bởi vì nhân viên tạp vụ có thể được giao nhiều nhiệm vụ khác nhau để thực hiện, nên họ dễ cho rằng các nhiệm vụ nhỏ hơn, chẳng hạn như bổ sung vật tư trong nhà vệ sinh hoặc thu gom rác, không quan trọng như các công việc khác. Trao đổi với nhân viên tạp vụ của bạn về mong muốn của bạn về những gì nên được hoàn thành trước tiên và cho họ biết họ cần thực hiện yêu cầu công việc từ ai, tránh tất cả mọi nhân viên trong văn phòng đều có thể giao việc cho họ và dẫn đến sự nhầm lẫn trong ưu tiên công việc.
Xây dựng quan hệ với dịch vụ cung cấp tạp vụ văn phòng
Như tất cả mọi công việc kinh doanh khác, việc xây dựng mối quan hệ với đối tác luôn mang lại những hiệu quả vượt trội trong công việc. Có mối quan hệ gần gũi với người tạp vụ văn phòng và dịch vụ vệ sinh văn phòng sẽ giúp bạn truyền đặt chính xác những gì bạn mong muốn được thực hiện, những gì bạn kỳ vọng mà dịch vụ cung cấp tạp vụ văn phòng có thể mang lại cho bạn.
Nếu có bất kỳ vấn đề gì phát sinh, bạn cần trao đổi trực tiếp và thẳng thắn với nhà cung cấp dịch vụ. Nếu nhân viên tạp vụ không phù hợp với môi trường của bạn, cần trao đổi với dịch vụ cung cấp tạp vụ văn phòng để họ đổi người khác thích hợp cho bạn. Nhân viên giúp việc văn phòng giữ một vai trò quan trọng trong guồng máy công việc của bạn, nên việc tìm được người thích hợp và đáp ứng được các kỳ vọng của bạn là rất cần thiết. Cần bảo đảm rằng đối tác cung cấp dịch vụ luôn có kế hoạch dự phòng người thay thế để chuẩn bị sẵn sàng trong các tình huống như nhân viên giúp việc văn phòng bị ốm, nghĩ phép hoặc có việc đột xuất.
