10 việc nên và không nên làm trong vệ sinh văn phòng – Cập nhật T7/2024

Đừng để văn phòng của bạn trở thành nơi tập kết của vi khuẩn, bụi bẩn và tâm trạng u uất. Hãy để chúng tôi, một nguồn thông tin uy tín và chuyên nghiệp trong lĩnh vực vệ sinh công nghiệp, dẫn dắt bạn qua những “Điều Cần Làm” và “Điều Cần Tránh” để giữ cho văn phòng của bạn không chỉ sạch sẽ, mà còn là nơi làm việc lý tưởng.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn mới mẻ về việc vệ sinh văn phòng, từ việc lau dọn bàn làm việc, chăm sóc các khu vực chung, đến việc sử dụng đúng loại sản phẩm vệ sinh. Đây không chỉ là những lời khuyên thông thường mà còn là những chiến lược đã được chứng minh hiệu quả, dựa trên các nghiên cứu khoa học và phản hồi từ các doanh nghiệp hàng đầu.

Xử Lý Tình Trạng Bàn Làm Việc Lộn Xộn

Nhân viên của bạn không phải là người được thuê để vệ sinh văn phòng, nhưng nếu mỗi thành viên trong đội ngũ giữ cho khu vực làm việc cá nhân của mình gọn gàng, điều này sẽ tạo ra sự khác biệt lớn trong diện mạo chung của văn phòng. Tài liệu, bao bì và ly cốc đã sử dụng không nên để chồng chất lên nhau, vì điều này nhanh chóng tạo ra một không gian làm việc lộn xộn và làm phân tâm khỏi các nhiệm vụ quan trọng. Các nghiên cứu đã chỉ ra một mối quan hệ tiêu cực giữa việc bàn làm việc lộn xộn và năng suất lao động, với mức trung bình một người lãng phí 4,3 giờ mỗi tuần để tìm kiếm giấy tờ.

Hãy Làm:

• Khuyến khích nhân viên dọn dẹp bàn làm việc: Mỗi ngày làm việc kết thúc, hãy khuyến khích nhân viên dọn dẹp bàn làm việc của mình. Điều này không chỉ giúp văn phòng của bạn trông sạch sẽ hơn mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc vệ sinh chung.
• Cung cấp các thư mục và hệ thống lưu trữ thông minh: Cung cấp các thư mục để đồng nghiệp có thể lưu trữ các tài liệu cần thiết. Điều này giúp tối ưu hóa không gian và giảm thiểu rủi ro của việc mất mát thông tin quan trọng.
• Tăng cường hệ thống tái chế và quản lý rác: Đặt các thùng đựng rác tái chế ở các vị trí dễ tiếp cận để loại bỏ các giấy tờ không cần thiết. Cung cấp các thùng rác cá nhân cũng giúp nhân viên dễ dàng vứt bỏ rác của mình ngay lập tức, ngăn chặn nó làm lộn xộn không gian làm việc của họ.

Không Nên:

• Để tài liệu và rác rưởi chồng chất lên bàn làm việc: Việc này không chỉ giảm không gian làm việc mà còn tạo ra sự phân tâm và làm cho việc làm sạch hiệu quả trở nên khó khăn hơn.
• Làm giảm hiệu quả của việc vệ sinh chung: Khi bàn làm việc lộn xộn, việc vệ sinh chung trở nên khó khăn hơn, đặc biệt là trong việc sử dụng các sản phẩm vệ sinh công nghiệp chuyên dụng.

Để giải quyết vấn đề này, các doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp quản lý chất lượng trong việc vệ sinh văn phòng, như sử dụng các công nghệ vệ sinh tiên tiến và đào tạo đội ngũ nhân viên về các quy tắc vệ sinh cá nhân và chung. Điều này không chỉ giúp cải thiện không gian làm việc mà còn nâng cao năng suất và tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Kiểm Soát Bụi Hiệu Quả Trong Văn Phòng

Bụi có thể xuất hiện nhanh chóng trong các văn phòng, làm cho nơi làm việc trở nên bẩn thỉu và khó chịu. Bụi là điều không thể tránh khỏi và cần phải được kiểm soát thông qua một lịch trình làm sạch văn phòng hàng ngày; nếu không, nó sẽ tiếp tục tích tụ. Theo các chuyên gia về vệ sinh công nghiệp, việc không kiểm soát bụi có thể dẫn đến các vấn đề về sức khỏe như dị ứng và viêm mũi.

Hãy Làm:

Làm Sạch Bụi Trên Sàn Là Ưu Tiên Hàng Đầu

• Bắt đầu với việc làm sạch sàn nhà bằng cách hút bụi thảm hàng ngày và quét, lau sàn các khu vực không có thảm trong văn phòng.
  • Ví dụ: Sử dụng máy hút bụi công nghiệp có độ hút mạnh để đảm bảo loại bỏ hết bụi và các hạt bẩn khác.
  • Thống kê: Theo một nghiên cứu, việc làm sạch sàn nhà hàng ngày có thể giảm lượng bụi trong không khí lên đến 50%.

Sử Dụng Khăn Microfibre Ẩm

• Sử dụng khăn microfibre ẩm để lau bụi trên các bề mặt, bắt đầu từ các khu vực cao trước khi chuyển xuống các bề mặt thấp.
  • Ví dụ: Khi lau bụi, hãy bắt đầu từ các kệ sách, đèn bàn, và sau đó là bàn làm việc và ghế.
  • Thông tin chuyên gia: Khăn microfibre có khả năng nắm bám và giữ bụi tốt hơn so với các loại khăn thông thường, giúp loại bỏ bụi một cách hiệu quả.

Đừng Làm:

Không Tự Mãn Sau Khi Làm Sạch

• Đừng nghĩ rằng một khi bạn đã lau bụi xong văn phòng, bạn đã hoàn thành công việc cho cả tuần. Việc lau bụi cần phải được thực hiện hàng ngày để loại bỏ bụi và ngăn chặn các nguy cơ về sức khỏe.
  • Thông tin chuyên gia: Việc không làm sạch bụi đều đặn có thể tạo điều kiện cho sự phát triển của vi khuẩn và nấm mốc, gây ra các vấn đề về sức khỏe.

Tránh Sử Dụng Cọ Lau Bụi

• Đừng sử dụng cọ lau bụi, vì điều này sẽ làm bay bụi và các hạt bẩn trong không khí thay vì loại bỏ chúng.
  • Ví dụ: Khi sử dụng cọ lau bụi, các hạt bụi có thể bay lên và đậu lại trên các bề mặt khác, làm tăng nguy cơ gây dị ứng và các vấn đề về sức khỏe khác.
  • Thống kê: Sử dụng cọ lau bụi có thể làm tăng lượng bụi trong không khí lên đến 30%.

Ăn Uống Khi Làm Việc: Cách Quản Lý Văn Phòng Sạch Sẽ và An Toàn

Việc ăn uống ngay tại bàn làm việc có thể làm phá vỡ các quy tắc về vệ sinh và lịch sự trong văn phòng, nhưng đây vẫn là một vấn đề phổ biến trong nhiều nơi làm việc. Dù là ăn một bữa phụ nhanh chóng trong lúc hoàn thành công việc hay dừng lại để ăn trưa mà không rời khỏi ghế, việc nhân viên ăn uống tại bàn làm việc trong giờ làm việc là điều khá phổ biến. Thức ăn có thể gây ra mùi và vết bẩn, làm cho văn phòng trở thành nơi không dễ chịu để làm việc cho mọi người. Do đó, việc có các hướng dẫn về việc ăn uống trong văn phòng là rất cần thiết.

Hãy Làm:

Khuyến Khích Nhân Viên Rời Khỏi Bàn Khi Ăn Uống

• Khuyến khích nhân viên rời khỏi bàn làm việc khi ăn uống. Nếu đồng nghiệp muốn ăn một bữa phụ, đây là thời điểm tốt để họ vươn vai và đi dạo một chút.
  • Ví dụ: Các khu vực như phòng ăn hoặc khu vực giải trí có thể được sử dụng để ăn uống, giúp giữ vết bẩn và mùi thức ăn trong các khu vực cụ thể.
  • Thống kê: Theo các nghiên cứu, việc ngồi lâu tại một chỗ có thể gây ra các vấn đề về sức khỏe như tăng nguy cơ bệnh tim và đái tháo đường.

Tạo Các Khu Vực Ăn Uống Được Quy Định

• Nhân viên nên được cung cấp các khu vực được chỉ định như phòng ăn để ăn trưa, giữ cho vết bẩn và mùi thức ăn được kiểm soát trong các khu vực cụ thể.
  • Thông tin chuyên gia: Việc này không chỉ giúp kiểm soát vấn đề về vệ sinh mà còn tạo điều kiện cho nhân viên có thời gian nghỉ ngơi và xã hội hóa, tăng cường tình thần làm việc.

Đừng Làm:

Không Lờ Đi Việc Nhân Viên Ăn Uống tại Bàn Làm Việc

• Đừng lờ đi việc nhân viên ăn uống tại bàn làm việc chỉ vì bạn biết họ đang làm việc chăm chỉ. Ngoài việc gây ra các mảnh vụn, vết bẩn và mùi, việc khuyến khích nhân viên ăn uống tại bàn làm việc cũng làm giảm khả năng họ sẽ nghỉ ngơi và vận động, điều này quan trọng đối với sức khỏe và tâm trạng tổng thể.
  • Ví dụ: Việc ăn uống tại bàn làm việc có thể dẫn đến việc thức ăn bị rơi vãi, tạo điều kiện cho sự phát triển của côn trùng và vi khuẩn.
  • Thông tin chuyên gia: Việc không nghỉ ngơi và vận động có thể làm giảm năng suất làm việc và tăng nguy cơ các vấn đề về sức khỏe như đau lưng và căng thẳng.

Bảo Quản và Vệ Sinh Các Thiết Bị Điện Tử Trong Văn Phòng

Khi làm sạch văn phòng, điểm chú ý đầu tiên thường là sàn và các bề mặt, nhưng không thể quên đi việc vệ sinh các thiết bị điện tử. Các thiết bị điện tử trong văn phòng như máy tính và máy in cần phải được làm sạch định kỳ, không chỉ vì lý do vệ sinh mà còn để đảm bảo rằng việc tích tụ bụi không làm hỏng chúng.

Hãy Làm:

Sử Dụng Khăn Microfibre Khô để Lau Thiết Bị Điện Tử

• Sử dụng khăn microfibre khô để nhẹ nhàng lau các thiết bị điện tử một lần mỗi tuần. Bạn cũng có thể sử dụng khăn ướt có chứa chất kháng khuẩn để loại bỏ vi khuẩn từ điện thoại văn phòng.
  • Ví dụ: Khi lau máy tính, hãy nhớ lau cả bàn phím, chuột và màn hình để loại bỏ bụi và vi khuẩn.
  • Thống kê: Theo các nghiên cứu, bàn phím và chuột máy tính có thể chứa nhiều vi khuẩn hơn cả bồn cầu trong nhà vệ sinh.

Tắt Máy Tính và Máy In Cuối Ngày

• Tắt máy tính và máy in vào cuối mỗi ngày làm việc để giảm nguy cơ hỏng hóc và tiết kiệm năng lượng.
  • Thông tin chuyên gia: Việc này không chỉ giúp bảo quản thiết bị mà còn giảm tiêu thụ điện, giúp văn phòng của bạn trở nên thân thiện với môi trường hơn.

Đừng Làm:

Không Sử Dụng Vật Liệu Cứng để Lau Thiết Bị Điện Tử

• Không sử dụng bất cứ thứ gì khác ngoài khăn microfibre mềm để lau thiết bị điện tử của bạn, vì điều này có thể gây ra xước.
  • Ví dụ: Việc sử dụng khăn cứng hoặc giấy có thể làm xước màn hình LCD, ảnh hưởng đến chất lượng hiển thị.

Tránh Ăn Uống Gần Thiết Bị Điện Tử

• Tránh ăn uống quá gần các thiết bị điện tử của bạn, vì việc đổ đồ uống có thể gây hỏng máy.
  • Thông tin chuyên gia: Một sự cố đổ đồ uống có thể dẫn đến việc hỏng hóc nghiêm trọng, từ việc mất dữ liệu đến việc phải thay thế toàn bộ thiết bị.

Sắp Xếp Gọn Gàng Khoa Học Trong Văn Phòng

Ngoài việc giữ cho từng bàn làm việc sạch sẽ và gọn gàng, việc duy trì một không gian văn phòng tổ chức tốt và dễ dàng đi lại cũng rất quan trọng. Điều này đồng nghĩa với việc có một hệ thống tổ chức tốt và thường xuyên dành thời gian để sắp xếp các khu vực lưu trữ chung, loại bỏ các tài liệu không còn cần thiết.

Hãy Làm:

Tổ Chức Tài Liệu và Thiết Bị trong Tủ hoặc Kệ Được Chỉ Định

• Tổ chức tài liệu và thiết bị trong tủ hoặc trên các kệ được chỉ định, cung cấp nhãn để làm cho mọi thứ dễ dàng tìm kiếm. Điều này sẽ giữ cho văn phòng gọn gàng và sạch sẽ, đồng thời đảm bảo nhân viên biết đến đâu để tìm các vật dụng cần thiết.
  • Ví dụ: Sử dụng các hộp đựng tài liệu có nhãn hoặc các kệ sách được phân loại theo chủ đề để lưu trữ tài liệu.
  • Thông tin chuyên gia: Một hệ thống tổ chức tốt có thể tăng năng suất làm việc lên đến 20%.

Đừng Làm:

Không Để Đồ Chung trên Bàn hoặc Lưu Trữ Chúng ở Nơi Khác sau Khi Sử Dụng

• Không để đồ dùng chung trên bàn của bạn hoặc lưu trữ chúng ở nơi khác sau khi sử dụng. Đảm bảo nhân viên hiểu rõ hệ thống tổ chức đang áp dụng và đặt các vật dụng về đúng vị trí của chúng.
  • Ví dụ: Không để máy tính xách tay của công ty hoặc các thiết bị điện tử chung trên bàn làm việc cá nhân.
  • Thông tin chuyên gia: Việc không tuân thủ hệ thống tổ chức có thể dẫn đến việc mất thời gian tìm kiếm và giảm hiệu quả làm việc.

Đảm Bảo Nhà Vệ Sinh Luôn Sạch Sẽ: Tiêu Chí Vàng cho Môi Trường Làm Việc Chất Lượng

Trong bất kỳ môi trường làm việc nào, việc giữ cho nhà vệ sinh sạch sẽ là điều cực kỳ quan trọng. Nhà vệ sinh không sạch không chỉ làm mất lòng nhân viên mà còn để lại ấn tượng xấu cho bất kỳ khách thăm nào. Ngoài việc thuê một công ty vệ sinh thương mại chuyên nghiệp để giữ cho nhà vệ sinh sạch sẽ và hợp vệ sinh, đồng nghiệp cũng cần phải đóng góp phần của mình để giữ cho nhà vệ sinh của công ty luôn tươi mới.

Hãy Làm:

Xả Nhà Vệ Sinh và Rửa Tay Thật Sạch Sau Khi Sử Dụng

• Hãy đảm bảo bạn luôn xả nhà vệ sinh sau khi sử dụng và rửa tay thật sạch. Đảm bảo có thùng rác để nhân viên có thể vứt các khăn giấy hoặc rác khác.
  • Ví dụ: Cung cấp xà phòng và nước rửa tay có chứa chất kháng khuẩn để đảm bảo rằng mọi người có thể rửa tay thật sạch.
  • Thống kê: Theo các nghiên cứu, việc rửa tay có thể giảm nguy cơ lây truyền bệnh lên đến 50%.

Cung Cấp Thùng Rác và Khăn Giấy

• Cung cấp thùng rác và khăn giấy trong nhà vệ sinh để nhân viên có thể vứt bỏ các vật dụng cá nhân và khăn giấy một cách tiện lợi.
  • Thông tin chuyên gia: Việc này không chỉ giúp duy trì vệ sinh mà cũng giảm thiểu nguy cơ tắc nghẽn trong hệ thống thoát nước.

Đừng Làm:

Không Để Lại Nhà Vệ Sinh Mà Không Xả

• Không rời khỏi nhà vệ sinh mà không xả nước — hoặc xả điều gì khác ngoài giấy vệ sinh, vì điều này có thể gây tắc nghẽn.
  • Ví dụ: Không vứt khăn ướt, băng vệ sinh, hoặc các vật dụng cá nhân khác vào bồn cầu.
  • Thông tin chuyên gia: Việc vứt các vật dụng không phải giấy vệ sinh có thể gây tắc nghẽn và đòi hỏi chi phí sửa chữa đắt đỏ.

Sử Dụng Đúng Sản Phẩm Vệ Sinh: Bí Quyết Để Văn Phòng Luôn Sạch Sẽ và An Toàn

Khi thực hiện các công việc vệ sinh văn phòng, bạn phải sử dụng các sản phẩm vệ sinh phù hợp cho từng loại vải hoặc bề mặt. Điều này đảm bảo bạn không làm hỏng bất kỳ thiết bị, sàn hoặc đồ nội thất mềm nào.

Hãy Làm:

Nghiên Cứu và Chọn Lựa Sản Phẩm Vệ Sinh Tốt Nhất

• Hãy đảm bảo bạn đã nghiên cứu để chọn lựa các sản phẩm vệ sinh tốt nhất để sử dụng và biết cách sử dụng chúng một cách an toàn, hoặc đầu tư vào dịch vụ vệ sinh văn phòng chuyên nghiệp để yên tâm hơn.
  • Ví dụ: Sử dụng các loại dung dịch vệ sinh chuyên dụng cho sàn gỗ và sàn gạch để đảm bảo không làm hỏng chúng.
  • Thông tin chuyên gia: Việc sử dụng sản phẩm vệ sinh không phù hợp có thể dẫn đến việc hỏng hóc và giảm tuổi thọ của các thiết bị và đồ nội thất.

Đừng Làm:

Không Sử Dụng Các Chất Độc Hại Một Cách Bất Cẩn

• Không sử dụng các chất độc hại như chất khử trùng một cách bất cẩn, vì chúng có tính ăn mòn và mang theo các rủi ro về sức khỏe. Không bao giờ giả định rằng một sản phẩm vệ sinh là phù hợp cho nhiều bề mặt hoặc loại vải — luôn đọc nhãn và sử dụng theo hướng dẫn.
  • Ví dụ: Không sử dụng chất tẩy rửa có chứa amoniac để lau các bề mặt bằng gỗ, vì nó có thể làm mất màu và làm hỏng chất liệu.
  • Thông tin chuyên gia: Việc không tuân thủ hướng dẫn sử dụng có thể dẫn đến các vấn đề về sức khỏe và an toàn, từ việc kích ứng da đến các nguy cơ nghiêm trọng hơn như ngộ độc.

Chú Ý Đến Các Khu Vực Chung: Tiêu Chí Không Thể Bỏ Qua Trong Quy Trình Vệ Sinh Văn Phòng

Ngoài việc giữ cho các khu vực làm việc sạch sẽ, bạn cũng cần phải chú ý đến các khu vực chung như bếp, phòng nghỉ ngơi và khu vực tiếp tân trong chương trình vệ sinh văn phòng của mình. Điều này sẽ cải thiện tinh thần làm việc giữa các đồng nghiệp và là cách đơn giản để đảm bảo cơ sở kinh doanh của bạn để lại ấn tượng tốt đẹp đối với khách hàng hoặc nhân viên tiềm năng.

Hãy Làm:

Đảm Bảo Các Khu Vực Chung Được Bao Gồm Trong Danh Sách Kiểm Tra Vệ Sinh Hàng Ngày

• Đảm bảo các khu vực chung được bao gồm trong danh sách kiểm tra vệ sinh hàng ngày và rằng nhân viên phải tôn trọng các khu vực này bằng cách tự loại bỏ rác của mình hoặc các vết đổ.
  • Ví dụ: Đặt các thùng rác có nắp đậy và biển báo nhắc nhở về việc vứt rác đúng nơi tại các khu vực chung.
  • Thống kê: Một nghiên cứu cho thấy rằng 85% khách hàng đánh giá cao các doanh nghiệp có không gian chung sạch sẽ và gọn gàng.

Đừng Làm:

Không Bỏ Qua Các Vật Dụng Như Đồ Nội Thất và Đồ Dùng Trong Phòng Nghỉ hoặc Bếp

• Không bỏ qua các vật dụng như đồ nội thất và đồ dùng mềm trong phòng nghỉ, hoặc máy rửa chén và lò vi sóng trong bếp. Các khu vực này có thể tích tụ bụi bẩn hoặc bụi rất nhanh và đòi hỏi việc vệ sinh định kỳ.
  • Ví dụ: Hãy thực hiện việc lau chùi định kỳ cho các ghế sofa và bàn cà phê trong phòng nghỉ ngơi.
  • Thông tin chuyên gia: Việc không duy trì sự sạch sẽ trong các khu vực này không chỉ ảnh hưởng đến hình ảnh của công ty mà còn có thể là nguyên nhân gây ra các vấn đề về sức khỏe.